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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
La gestión de recursos ha sido descrita por tratadistas clásicos del management como Koontz y
Weihrich como una de las funciones de administración que se desarrollan dentro de las organizaciones.
Diversos autores del ámbito bibliotecario anglosajón han adaptado esta teoría general
al caso concreto de las instituciones informativas y documentales y han propuesto diversos
esquemas para estudiar las funciones de administración que se desarrollan en ellas 88 :
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Dirección: liderazgo y toma de decisiones.
Planificación: organización y control del trabajo
Gestión de Personal: selección, capacitación, motivación.
Gestión de recursos materiales: instalaciones, equipamientos.
Gestión económica: financiación, presupuesto.
Comunicación y marketing
El rendimiento económico, eficiente y eficaz de la organización dependerá de lo bien que
estas funciones se ejecuten e interactúen entre sí.
¿Cómo se consigue una gestión optima de los recursos? Ya hemos dicho algo sobre ello
en la introducción de este capítulo: determinando por adelantado nuestras necesidades de
acuerdo con su mayor a menor urgencia y nuestra capacidad real de administrarlos adecuadamente.
Es decir, planificándolos. Sin embargo esto nos lleva a otra pregunta quizá más
importante que la anterior: ¿Cómo podemos saber cuales son los recursos que precisamos?
Para responder a esta cuestión tendremos que saber más sobre dos metodologías que han adquirido
gran relevancia dentro de las nuevas formas de trabajo de la administración pública.
Se trata de la gestión por procesos y de la planificación por proyectos.
5.1 Gestión por procesos
Se llama “proceso” a una secuencia de actividades que van añadiendo valor mientras se produce
un determinado producto o se presta un servicio a partir de ciertas aportaciones. La
gestión por procesos (Business Process Management o BPM, en inglés) es una metodología
de mejora del trabajo de las organizaciones a través de la optimización de todos los procesos
que desarrolla. Los procesos no hay que crearlos en las organizaciones. Ya existen. Tan sólo
hay que identificarlos 89 .
Los procesos que no satisfagan nuestros objetivos pueden reformarse por medio de la reingeniería
de procesos (Business Process Reengineering - BPR, en inglés) una metodología aplicada
desde los años noventa del siglo XX asociada a drásticas reestructuraciones de personal en
las empresas, lo que le ha valido frecuentes críticas 90 . La reingeniería de procesos debe ser
especialmente cuidadosa en Archivos, donde la novedad mal planificada se paga cara. Tanodi
insistía en ello, en no poner en práctica apresuradamente ninguna idea de reorganización
–especialmente si únicamente proviene de un deseo personal de crear algo nuevo– si no se
ha estudiado con detenimiento el estado en que se encuentra el archivo, y prevenía “contra
ciertas costumbres, según las cuales los nuevos directores o jefes anulan lo hecho por sus
88 Cfr. RAMOS SIMóN, Dirección….; pp. 37-46.
89 Cfr. MURILLO GARCÍA-ATANCE, “Procesos…”; pp. 121 y 128.
90 Cfr. CRUz MUNDET, La gestión…; p. 148.