LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
• A la hora de realizar reparaciones, tomaremos en consideración que las soluciones caras no
son siempre las mejores, o, al menos, no tienen por qué ser las que mejor correspondan
a nuestras necesidades.
•
Siempre que nos sea posible practicaremos el reciclaje de materiales y equipos, priorizando,
en caso de sustitución, aquéllos con bajo impacto ambiental en su fabricación
y consumo.
4.2.3 Personal
La sostenibilidad en el campo de los recursos humanos consiste en apostar por la formación
continua del personal antes que por nuevas contrataciones. Para conseguir este objetivo se debe
organizar el trabajo de manera que la promoción profesional del empleado se vincule no sólo a
su mayor o menor capacitación, sino también a su grado de desempeño multifuncional.
4.2.4 Cálculo de costes y marketing en archivos
Conocer exactamente los costes de nuestras operaciones es el primer paso para lograr el
máximo ahorro en ellas sin socavar su calidad. Asimismo, aunque no pretendamos implantar
un precio para los productos que ofrece el archivo, puede ser oportuno trasladar tanto
a nuestros superiores como al usuario externo datos exactos sobre el coste de los procesos
gestionados; así se les concienciaría del valor de un servicio que quizás no valoren en su justa
medida por ser sinónimo de gratuito 85 .
Dar a conocer los precios de nuestros servicios aunque no se ejerza el cobro puede considerarse
una tarea propia del marketing de archivo. El marketing, en su acepción pura, es una
actividad comercial de la empresa cuyo fin es identificar, crear, desarrollar y servir a la demanda;
es decir, aumentar el número de compradores a través de técnicas que vuelvan más
atractivo el producto 86 .
En los sistemas de gestión de documentos y de archivo, la función de marketing se ha asociado
a la visibilización de la institución por medio de acciones publicitarias, apariciones en
prensa, organización de eventos populares, etc. que buscan llamar la atención sobre la existencia
del servicio y sobre su utilidad pública 87 . No todas las prácticas en este sentido son positivas:
existe una clase de marketing ineficaz, que sólo busca la notoriedad superficial y que
no llega a repercutir positivamente en el funcionamiento de la organización: por ejemplo,
exhibir la certificación de calidad de algunos procesos menores de archivo como un éxito de
gestión mientras que los más importantes continúan sin ser identificados ni formulados.
5. La gestión y planificación de recursos
En todas las páginas que anteceden no hemos hecho sino realizar un inventario, un foto fija,
de las diferentes tipologías, clases o categorías de recursos que podemos hallar en un sistema
de gestión de documentos y de archivo. Sin embargo la gestión de recursos es un proceso
dinámico que se verifica todos los días por medio de acciones ejercidas en el sistema.
85 Cfr. RAMOS SIMóN, Dirección…; pp. 137-144 y 195-207. Para calcular el coste de los productos o servicios prestados por el
archivo habrá que sumar las cargas vinculadas a las actividades generales –de dirección, administración y técnicas– imprescindibles
para el funcionamiento del centro más el coste de los procesos concretos.
86 Cfr. RAMOS SIMóN, Dirección….; pp. 145-161.
87 Vid. TARRéS y ROSELL, Antoni, Márquetin y archivos. Gijón, 2006.
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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.