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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
La venta de objetos promocionales es otro recurso largamente aplicado desde hace tiempo en
museos y grandes bibliotecas: desde la comercialización de pequeños recuerdos más o menos
personalizados con la imagen de la institución –camisetas, lápices, llaveros, tazas, etc.– destinados
al turista cultural, hasta la venta de libros y láminas para el visitante especializado. La
explotación de estos ingresos, que tiene lugar en librerías instaladas dentro del edificio, suele
alquilarse a empresas externas. No debe confundirse con el marketing cultural de los archivos.
4.1.3 Venta privada de servicios y productos informativos
Este último apartado se circunscribe exclusivamente a los centros de documentación que
venden productos y servicios de información a precio de mercado. No es el caso de los archivos
públicos pero debemos conocer cuáles son sus ingresos habituales por negocio:
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Explotación de recursos de información propios, por lo general bases de datos dirigidas a
profesionales especíalizados: programas de formación, listas de publicaciones, noticias, anuncios
oficiales, calendario de actividades, etc. Aplicado a archivos significaría que se abonase
una cuota por acceder a los instrumentos de descripción, por ejemplo, a través de Internet.
Explotación de los derechos de autor de documentos singulares, en especial fotografías,
películas o archivos audiovisuales de los que se solicite copia para su reproducción. Los
centros de documentación privados imponen fuertes cuotas por este concepto.
Tampoco consideramos aquí los ingresos que generan las empresas de custodia que consiguen
beneficios alquilando espacio de almacenamiento en sus naves industriales o realizando
trabajos de consultoría para implantar sistemas de archivos en instituciones públicas y
grandes empresas; asesorando sobre la elaboración de programación y planificación archivística;
organizando y describiendo archivos, etc.
4.2 La sostenibilidad de los archivos públicos
Como hemos visto, los archivos abiertos a la consulta ciudadana para garantizar el acceso a
la información y la cultura, no emplean una óptica empresarial en su funcionamiento y, por
tanto, no tienen como objetivo último la búsqueda de la rentabilidad económica.
Este modelo parece que tenga fecha de caducidad a la luz del cambio de paradigma en la
gestión de lo público. El Estado de Bienestar, como garantía de acceso para la ciudadanía
a determinados servicios buscando así la cohesión socio-económica del país, está en franca
decadencia desde finales del siglo XX. La corriente nos lleva hacia la disminución progresiva
del tamaño de la Administración burocrática webberiana y hacia la implantación de nuevos
arquetipos de gestión de lo público inspirados en criterios empresariales 81 . El lema es lograr
la máxima eficiencia con el mínimo gasto. Los graves vaivenes que actualmente sufre la
economía mundial están reforzando una imagen distorsionada en la opinión pública, que
identifica los gastos de la Administración antes con derroche que con inversión.
No parece, sin embargo, que el de los archivos sea un caso evidente de derroche ya que nunca
se le dotó con recursos amplios. Ello no les librará de reducciones presupuestarias a causa de su
fuerte ligazón al sector cultural público: el más sensible a los cambios de coyuntura económica.
Puede que los poderes del Estado sigan creyendo en la gestión pública de los archivos, pero desde
luego los recursos para atenderlos van a disminuir progresivamente en los años que vienen.
81 SENNET, La cultura…; pp. 19-45.
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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.