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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Sufragar actividades que visibilicen la acción pública del centro –sin que desluzca el resultado
final– no están al alcance de la mayoría de los archivos por la estrechez de sus presupuestos:
salvar este escollo obliga a la búsqueda de fuentes alternativas de financiación.
4.1.1 Patrocinios
El aporte de vías de financiación externas –inicialmente un recurso extraordinario– gana
cada vez mayor relevancia dentro de las políticas públicas de gestión cultural: la explotación
de las posibilidades del patrocinio o del mecenazgo privado así como los del partenariado
público.
Recurrir a patrocinadores para la financiación es una estrategia que deberá iniciar el propio
archivo acudiendo a empresas o fundaciones privadas con proyectos de trabajo. A cambio
de su apoyo, los patrocinadores querrán que éste sea bien patente a la sociedad y optarán
por participar en actividades de amplia repercusión social o prestigio cultural reconocido.
Conociendo esto de antemano, deberemos acudir a ellos con iniciativas atractivas y que
coincidan en parte con sus fines o campo de actuación. Es inútil proponerles un proyecto
del no obtengan ningún rédito evidente de cara al gran público.
En caso de que un mismo patrocinador haya financiado varios proyectos a satisfacción de ambas
partes, puede ser interesante establecer una relación más duradera a través de un patrocinio
institucional a largo plazo que no se limite sólo a subvencionar actividades de difusión. Si el
archivo consigue reunir a varios de estos patrocinadores bajo esta fórmula será conveniente
constituir un patronato “económico” donde pueda informárseles periódicamente del funcionamiento
del centro y recabar su opinión y propuestas sobre futuros planes de trabajo.
Si el patronato consigue cierta fluidez de funcionamiento podría ser conveniente dar entrada
en el mismo a representantes políticos, profesores universitarios, expertos en los fondos
del archivo, así como a otros miembros de la sociedad civil local. Los patronos sociales son
menos útiles que los económicos, ya que suelen aportar antes pretensiones que soluciones
económicas. Sin embargo, su colaboración puede ser muy útil para la búsqueda indirecta de
nuevos mecenas.
4.1.2 Turismo cultural
El turismo cultural es un fenómeno de masas que data de mediados del siglo pasado y que ha
llenado los grandes museos y pinacotecas del mundo de visitantes buscando una experiencia
que asocian al refinamiento cultural.
En caso de que el archivo ocupe un edificio histórico con características arquitectónicas
singulares se puede intentar “musealizarlo”; es decir, adaptar un recorrido y un discurso
expositivo para los locales más destacados convirtiéndolos en un lugar visitable, como si de
un museo se tratara y recurriendo, por tanto, a recursos museográficos para dinamizar este
patrimonio. 80 Al entrar en los circuitos del turismo cultural, la afluencia masiva de visitantes
puede causar desperfectos al edificio y degradar sus condiciones de conservación. Se justifica
por tanto el cobro de una entrada destinada al mantenimiento del edificio en condiciones
que permitan sostener su apertura.
80 Por ejemplo, el Archivo General de Indias, en Sevilla, recibió 100.114 visitas en 2007; cfr. SAINz VARELA, “La eficacia…”; p.
345.