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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
a la ciudadanía es, por tanto, la difusión cultural y científica gratuita, es decir, no cobrar
ni por el acceso ni por la consulta de los fondos documentales. Estas instituciones ni son
ni pretenden ser rentables sino que hacen frente a los costes ordinarios que genera el servicio
–personal, suministros, mantenimiento, materiales, administración, etc.– con cargo
al presupuesto que les asigna el organismo o empresa del que dependen. Este escenario de
gratuidad reduce mucho nuestro campo de estudio ya que la mayoría de los archivos, como
vemos, no se rigen por reglas económicas de mercado.
Sí que puede establecerse una distinción importante en cuanto a la mayor o menor independencia
que posea el sistema o el archivo para administrar los recursos presupuestarios asignados;
más aún si tiene la posibilidad de generar recursos propios que engrosen su presupuesto
comercial. Para ello, el archivo debe poseer un estatus propio como organismo autónomo u
otra forma jurídica similar. En el otro extremo nos encontramos a los archivos, ya sean grandes
o pequeños, integrados completamente en el organigrama de una organización pública
o privada con la que comparten servicios comunes y de la que dependen para la toma de
decisiones sobre gestión económica
Por lo demás, la gestión empresarial de un sistema de gestión de documentos y archivo no
difiere de la de cualquier otra organización en cuanto al uso de herramientas como el presupuesto,
la cuenta de resultados, el balance, etc. Para conocer el manejo de las mismas habrá
que recurrir a la bibliografía introductoria 79 .
4.1 Ingresos ordinarios y extraordinarios
Los archivos han tenido en el cobro de tasas y precios públicos su principal fuente de ingresos
ordinarios. Las tasas en los archivos comprenden aquellos tributos impuestos sobre la
utilización del dominio público como, por ejemplo, el alquiler de espacios, la trascripción
de documentos, autentificados o no, o la expedición del carnet de investigador, etc. Se han
empleado precios públicos, por su parte, para la venta de reproducciones –en microfilms, fotocopias
o digitalizaciones. Estos ingresos, generan cantidades minúsculas en comparación
con los gastos de funcionamiento del centro y, además, no revierten directamente en él ya
que son transferidas en las cuentas generales del Tesoro Público.
Aquellos organismos que sí disponen de autonomía presupuestaria han podido ordenar a
su conveniencia los precios de los servicios que prestan, actualizándolos regularmente de
manera que cubran con holgura los gastos de materiales que empleen, por ejemplo, para
realizar reproducciones en sus diversos formatos, para imprimir el resultado de búsquedas
en bases de datos, etc. La regla general es que estos precios aumenten cuando el destinatario
solicite un servicio de información o reproducción cuya atención requiera una inversión de
tiempo extraordinaria o el producto se pretenda utilizar con fines comerciales.
Los ingresos característicos de los archivos públicos son insuficientes para cubrir el coste
de unos servicios estructuralmente deficitarios, pero imprescindibles para la garantía de
derechos fundamentales. Sin embargo, la demanda de recursos económicos aumenta al ritmo
que crece el abanico de funciones desempeñadas por los archivos, especialmente en el
ámbito de la difusión y divulgación cultural: exposiciones, eventos formativos, actividades
educativas para colegios, etc.
79 Cfr. RAMOS SIMóN. Dirección…; pp. 97-107.
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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.