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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales Las recomendaciones generales sobre edificación de archivos no varían en esencia de las anteriormente expuestas pero deben observarse una serie de adaptaciones para afrontar las condiciones climáticas extremas en aquellos lugares más expuestos a la insolación intensa, a las variaciones considerables de temperatura y humedad, a las lluvias torrenciales o a los fuertes vientos. Estas condiciones, claramente adversas para la conservación documental, aconsejan una serie de medidas: • • • • Construcción de gruesos muros para favorecer la inercia térmica de los depósitos reforzando, según los casos, los elementos aislantes en clima de sabana o secantes en zonas húmedas. La ventilación en estos casos deberá ser siempre controlable. Las cubiertas serán inclinadas o invertidas con fuerte aislante sobre la capa impermeable en prevención de tormentas torrenciales. Los canalones y bajantes deberán sobredimensionarse y el sistema de drenaje deberá reforzarse. En prevención de fuertes vientos, la composición y sujeción de techumbres y cubiertas será especialmente cuidadosa. Los depósitos no ofrecerán fachadas a los puntos de mayor insolación. La frondosa vegetación tropical puede ayudar a proteger el edifico purificando el aire y actuando de barrera contra los vientos y el ruido, produciendo sombra y ayudando a regular la temperatura, pero también condensa la humedad y atrae insectos y microorganismos. Es preferible que la vegetación se mantenga a una distancia prudencial del edificio para evitar desperfectos causados por la caída de ramas o las perforaciones de raíces. Es muy importante mantener alejados a los insectos bibliófagos que proliferan en climas tropicales: cucarachas, lepismas, etc.; pero sobre todo, a las termitas. Por ello rechazaremos el empleo de madera en las estanterías y, en caso de edificios históricos donde forme parte de la estructura, se tratará convenientemente. No se recomienda reducir los depósitos a la oscuridad absoluta, ya que determinados insectos prefieren los lugares sin iluminación para anidar. Una solución novedosa es rodear el edificio con plantas que repelan a los insectos por su fuerte olor como el árbol del neem (azadirachta indica) de origen indio y que pueden aclimatarse a climas tropicales. 4. Recursos económicos Para analizar el funcionamiento de un sistema de gestión de documentos y de archivo desde el punto de vista económico debemos considerar previamente si su fin último es el de la rentabilidad empresarial –ganar dinero– o el de prestar un servicio al público en general. Desde el ámbito de la biblioteconomía 76 y, sobre todo, del documentalismo ya se han realizado algunas aportaciones bajo este enfoque económico: probablemente por la existencia de centros de documentación cuyo funcionamiento se aproxima bastante a la gestión privada. De acuerdo con la clasificación propuesta por Luis F. Ramos hay tres factores que afectan a la configuración de la actividad económica de estos centros 77 : • Su titularidad: puede ser pública o privada. 76 Vid. PEóN PéREz, Jaime Luis, “La financiación de bibliotecas y centros de documentación: la gestión presupuestaria”, En: Boletín de la ANABAD, xL, 2-3 (1990). 77 Vid. RAMOS SIMóN, Dirección…; pp. 36-38. 353 5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.
5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos. 354 • • Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales Sus fines: en una escala ascendente pueden ir desde los sociales o generales, es decir, inspirados por altruismo; a los puramente económicos o movidos por lucro. El precio que imponga a sus productos: ya sea completamente gratuito; o bien de cierta gratuidad, es decir, recuperando el coste de producción; o, por último, aplicando un valor de mercado, lo cual implica recuperar el coste del producto más un beneficio empresarial. Figura 7: una nube con algunos centros y servicios de información y documentación la flecha diagonal indica los fines, social o económico, del altruismo al máximo lucro. Si aplicamos el esquema anterior para generalizar una descripción económica de los archivos, hallamos que los más voluminosos o importantes suelen ser de titularidad pública, es decir dependen de una institución de derecho público –por lo general de la Administración–; si prestan servicio a usuarios externos no lo hacen con afán de lucro; y el precio de los servicios o productos que ofrecen no pretenden un beneficio empresarial sino, como mucho, recuperar los costes de los materiales empleados (figura 7). En efecto, un archivo, al igual que una biblioteca, son servicios públicos esenciales en una sociedad abierta y democrática; y son indispensables para que los ciudadanos puedan ejercer derechos fundamentales tales como el acceso a la información y a la cultura. Al menos así lo declaraba el Consejo de Europa en 2000 en las Pautas sobre la política bibliotecaria en Europa, en los que insistía en que la financiación de estas instituciones debe constituir una responsabilidad de la Administración pública. 78 El rasgo principal de los archivos abiertos 78 Se trata de las Pautas del Consejo de Europa sobre legislación y política bibliotecaria en Europa, cit. FUENTES ROMERO, Juan José, “La planificación estratégica en las bibliotecas nacionales: su aplicación a la gestión del personal y a la gestión económica”. En: Scire, Ix, 1 (2003); pp. 72-73.
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