LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Las recomendaciones generales sobre edificación de archivos no varían en esencia de las
anteriormente expuestas pero deben observarse una serie de adaptaciones para afrontar las
condiciones climáticas extremas en aquellos lugares más expuestos a la insolación intensa,
a las variaciones considerables de temperatura y humedad, a las lluvias torrenciales o a los
fuertes vientos. Estas condiciones, claramente adversas para la conservación documental,
aconsejan una serie de medidas:
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Construcción de gruesos muros para favorecer la inercia térmica de los depósitos reforzando,
según los casos, los elementos aislantes en clima de sabana o secantes en zonas
húmedas. La ventilación en estos casos deberá ser siempre controlable.
Las cubiertas serán inclinadas o invertidas con fuerte aislante sobre la capa impermeable
en prevención de tormentas torrenciales. Los canalones y bajantes deberán sobredimensionarse
y el sistema de drenaje deberá reforzarse.
En prevención de fuertes vientos, la composición y sujeción de techumbres y cubiertas
será especialmente cuidadosa.
Los depósitos no ofrecerán fachadas a los puntos de mayor insolación.
La frondosa vegetación tropical puede ayudar a proteger el edifico purificando el aire y actuando
de barrera contra los vientos y el ruido, produciendo sombra y ayudando a regular
la temperatura, pero también condensa la humedad y atrae insectos y microorganismos. Es
preferible que la vegetación se mantenga a una distancia prudencial del edificio para evitar
desperfectos causados por la caída de ramas o las perforaciones de raíces.
Es muy importante mantener alejados a los insectos bibliófagos que proliferan en climas
tropicales: cucarachas, lepismas, etc.; pero sobre todo, a las termitas. Por ello rechazaremos
el empleo de madera en las estanterías y, en caso de edificios históricos donde forme parte
de la estructura, se tratará convenientemente. No se recomienda reducir los depósitos a la
oscuridad absoluta, ya que determinados insectos prefieren los lugares sin iluminación para
anidar. Una solución novedosa es rodear el edificio con plantas que repelan a los insectos
por su fuerte olor como el árbol del neem (azadirachta indica) de origen indio y que pueden
aclimatarse a climas tropicales.
4. Recursos económicos
Para analizar el funcionamiento de un sistema de gestión de documentos y de archivo desde
el punto de vista económico debemos considerar previamente si su fin último es el de la
rentabilidad empresarial –ganar dinero– o el de prestar un servicio al público en general.
Desde el ámbito de la biblioteconomía 76 y, sobre todo, del documentalismo ya se han realizado
algunas aportaciones bajo este enfoque económico: probablemente por la existencia de
centros de documentación cuyo funcionamiento se aproxima bastante a la gestión privada.
De acuerdo con la clasificación propuesta por Luis F. Ramos hay tres factores que afectan a
la configuración de la actividad económica de estos centros 77 :
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Su titularidad: puede ser pública o privada.
76 Vid. PEóN PéREz, Jaime Luis, “La financiación de bibliotecas y centros de documentación: la gestión presupuestaria”, En:
Boletín de la ANABAD, xL, 2-3 (1990).
77 Vid. RAMOS SIMóN, Dirección…; pp. 36-38.
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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.