LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
3.4.11.3 Adaptaciones de locales para depósitos
La mayor parte de los archivos, tanto en organizaciones públicas como privadas, se encuentran
en locales que no han sido construidos o habilitados con el fin de albergar el servicio
de archivo. Nos referimos a esos pequeños locales habilitados apenas con la colocación de
estanterías y un par de muebles para el trabajo del responsable del servicio. La escasa valoración
que éste recibe por parte de la propia institución acaba desterrándolo a buhardillas o
sótanos, locales no acondicionados ni para el trabajo del personal, ni para la conservación de
documentos, ni para atender al usuario. ¿Debe aceptarse esta situación?
Se trata sin duda de una situación adversa pero, como suele decirse, incluso en este caso es
posible trocar un problema en una oportunidad. Podemos considerar que un depósito en un
sótano no es sino el punto de partida para desarrollar un verdadero servicio de archivo. En
primer lugar porque, al menos, contamos con unos locales independientes que no tendremos
que compartir y cuyo acceso podremos controlar con llave sustrayéndolo al tránsito de personas
ajenas al servicio. El segundo paso será conseguir unas salas amplias para el trabajo interno y la
atención al público junto al resto de despachos de la organización, cerca de los de secretaría y
dirección si es posible, y que posea un buen circuito de circulación hacia el depósito. En cuanto
sepamos ofrecer acceso fluido a la documentación y la organización aprecie el valor del servicio,
debemos reclamar el traslado de los depósitos a otros locales mejor adaptados, basándonos en la
imposibilidad de aplicar normas de preservación y seguridad o en la falta de espacio.
En caso de que se nos encomiende un estudio de adaptación de locales para depósitos, tendremos
en cuenta la realización de los siguientes trabajos previos:
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Hay que realizar un croquis de toda la planta para conocer cual será el área y la altura
disponibles tras disminuirlas con los elementos internos preexistentes –pilares, por ejemplo–
como por los espacios de circulación que haya que prever en accesos y pasillos.
Realizar un estudio de distribución y de accesos para insertar el nuevo espacio en los circuitos
de circulación del edificio.
Testear las condiciones constructivas del espacio, su cimentación, estructura e instalaciones
para valorar qué modificaciones son precisas
Elaborar un completo presupuesto de costes para decidir finalmente la oportunidad de la
obra en clave económica.
3.4.11.4 Estanterías
Las estanterías compactas han desplazado totalmente a las estanterías fijas allí donde el forjado
del edificio ha permitido su instalación: en torno a 1,50 tns/m 2 de sobrecarga frente a
los 0,75 tns/m 2 de las estanterías fijas. Si los depósitos son más o menos diáfanos y rectangulares,
la opción por las estanterías compactas es inevitable. Pongamos un ejemplo 73 :
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2 Estanterías fijas en un área rectangular de 225 m : si instalamos estanterías fijas divididas
en módulos de 1,00 m de ancho por 2,20 m de alto y por 0,70 m. de fondo con un uso
de siete baldas o estantes por módulo, obtenemos un total de entre 1.519 y 1.864 metros
lineales de capacidad dependiendo de la alineación longitudinal –al lado corto o largo
73 Agradezco el ejemplo a Javier Serrano Pérez, tomado de su ponencia “Ejemplos prácticos de la edificación de archivos”
presentadas en las jornadas Edificios con archivos: problemática organizadas por la Asociación de Archiveros de Andalucía
(Granada, 2008).
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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.