LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
En previsión de acoger conferencias o cursos de formación, el salón debe dotarse con un
equipo audiovisual que incluya sistema de megafonía, proyector de video, pantalla de proyección,
distribuidores para conexión de medios de comunicación, etc.
Las exposiciones son una herramienta muy importante para la difusión cultural. Los archivos
tienen en ellas una de sus principales reclamos para dar a conocer la existencia del
archivo al gran público y no sólo a los usuarios habituales 63 . En caso de que el programa
funcional del edificio decida contar con este equipamiento, no se recomienda limitar su
espacio a la reutilización del vestíbulo, ya que los espacios pequeños reducen demasiado las
posibilidades de organizar una exposición atractiva.
3.4.5 Despachos de trabajo
Los despachos del personal técnico y administrativo así como los de Dirección, deben estar
ubicados en un misma zona y, si es posible, en la misma planta, para no obligar a los trabajadores
a largos desplazamientos. En todo caso es conveniente que se encuentren cerca
de la sala de investigadores. Con respecto al diseño de estos despachos, no hay una opinión
unánime sobre si deben parecerse más a compartimentos independientes o a salas diáfanas
con espacios apenas separados. En el primer caso, el empleado tiende al aislamiento y escapa
a la supervisión de los jefes. En el segundo, disminuye el nivel de atención al aumentar las
distracciones comunes. No parece un dilema fácil de resolver ya que ambas situaciones dependen
también de la actitud de las diferentes plantillas, es decir, del siempre imprevisible
factor humano.
En todo caso, sí que parece conveniente que exista un área de trabajo con un buen aislamiento
acústico del resto de espacios donde sea posible desarrollar trabajos que requieran un
alto grado de concentración. Igualmente, debe preverse una sala de reuniones para el uso de
Dirección o para reuniones de trabajo del personal técnico.
3.4.6 Taller de reproducción
En caso de que un archivo posea un fondo de importante valor histórico y preste servicio
de consulta a investigadores, es imprescindible que cuente con un servicio dedicado a la
reproducción de documentos para su preservación o para suministrar copias a los usuarios.
Hasta hace apenas unos años estas tareas se confiaban respectivamente al microfilm
y a las fotocopias. Actualmente la digitalización ha desplazado a ambas por la mayor
facilidad, rapidez y economía del uso del escáner y por la versatilidad de transmisión y
almacenaje de los ficheros producidos. En todo caso, los sistemas de almacenamiento en
discos duros y ópticos no superan la enorme perdurabilidad del soporte fotográfico que,
en condiciones óptimas de conservación, se calcula que puede alcanzar más de cuatrocientos
años.
Existen dispositivos capaces de convertir los soportes digitales en microformas y que evitan
la enorme inversión que implica el equipamiento completo de un taller de microfilmación:
cámaras planetarias y laboratorio fotográfico de reproducción-duplicación. Compartiendo
el uso de estos conversores, varios archivos equipados con escáneres pueden reducir los costos
de reproducción del sistema.
63 Vid. SAINZ VARELA, José Antonio, “La eficacia de las nuevas exposiciones en archivos”. En: Tría, 15 (2009).
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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.