LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
La mayoría de empleados del CADA se dedican a labores de gestión y administración, ya
que la maquinaria instalada, los dos transelevadores citados y un vehículo laserguiado que se
utiliza en la zona de preparación manual de los palés-estantería no necesitan manejo humano
para su funcionamiento, sino únicamente un mantenimiento preventivo y correctivo.
El modelo de depósito masivo automatizado es una evolución de los depósitos masivos
manuales creados por empresas de custodia documental, que han proliferado en los últimos
años en muchos países iberoamericanos con un importante volumen de archivos
generados por instituciones públicas y privadas que no han implementado medios para su
conservación en las propias instalaciones. Sin embargo, los edificios con depósitos masivos
de estructura similar a naves o pabellones industriales, sólo cumplen una de las cuatro funciones
archivísticas: conservar. El CADA, por ejemplo, no posee personal de plantilla para
labores de gestión documental y sólo realiza contrataciones temporales en base a proyectos
concretos de descripción.
Existen dudas sobre el significado último de esta evolución del modelo de concentración hacia
el modelo de depósito masivo. No parece que se trate de una cuestión de sustitución sino más
bien de complementariedad: los depósitos masivos pueden ampliar la capacidad de almacenaje
de archivos colapsados haciendo las veces de segunda sede del edificio principal que queda
–especialmente si se trata de un edificio histórico rehabilitado–, como lugar de representación
institucional, preparado para acoger eventos y actividades de difusión y divulgación.
3.4 Locales de archivos
Hemos visto que se agrupan en tres zonas. Nos detendremos por su importancia en la zona
de recepción, la sala de consulta y el espacio multiusos, dentro del área pública; en los despachos
de trabajo y en los talleres de reproducción y restauración, dentro del área restringida;
y, dentro del área prohibida, en el muelle de carga, las salas de recepción de documentos, la
sala de desinfección y, por supuesto, en los depósitos
3.4.1 Zona de recepción
Al ser la única entrada de los usuarios al archivo funcionará como distribuidor del circuito
público. Deberá contar con espacio para un mostrador de información y los tablones de
anuncios.
Es imprescindible que el archivo cuente con taquillas y guardarropa, ya que los usuarios
externos no podrán acceder en ningún caso a la sala de consulta con carpetas, maletines,
abrigos ni ningún otro objeto donde pueda ocultarse una sustracción. Estas taquillas y guardarropas
pueden funcionar con cerraduras de llave o accionados con monedas.
En la misma recepción o próxima a ella deben encontrarse las centralizaciones de las instalaciones
eléctricas, de alarmas –detección de incendios, de intrusión, etc.– para facilitar su
control por el personal de seguridad.
3.4.2 Sala de consulta
Es el local más importante del área pública, en la que se pretende el máximo confort del
usuario externo. Estará controlada en todo momento por el personal responsable de la sala
desde un mostrador en el que atenderán las peticiones de consulta de documentos.
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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.