LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
que ahora se vuelve un especialista en los procesos de captura, almacenamiento, tratamiento
y difusión electrónica de la información. La paradoja de la baja productividad de Solow, que
ha caracterizado el proceso de introducción de informática en los archivos durante los años
noventa del pasado siglo, parece totalmente superada a día de hoy 55 .
Por todo ello, en ningún archivo puede faltar hoy una red interna que conecte todos los
equipos informáticos del centro para compartir información y recursos entre ellos (LAN)
y con el exterior a través de Internet (VLAN). Incluso el servicio de telefonía se ofrece
crecientemente a través de Internet empleando un protocolo IP, proporcionando una
solución integrada y mucho más barata a todas las necesidades de comunicación de la
organización.
La red del archivo se compondrá de una infraestructura física y otra infraestructura lógica.
La primera hace referencia tanto al hardware instalado –servidores, equipos de almacenamiento,
cableado, etc.– como al software que maneja al anterior, es decir su sistema operativo
o las aplicaciones informáticas instaladas. La infraestructura lógica, por su parte, define la
configuración con que ha sido programada la red para que pueda ofrecer unas prestaciones
concretas. Aquí hay que incluir todo lo relativo a la seguridad de la red, con la colocación
de barreras (firewalls) para proteger los datos de accesos externos. Últimamente la tendencia
es externalizar las redes informáticas por medio de infraestructuras virtuales; es la llamada
“nube de Internet”: se contrata a empresas que se hacen cargo de toda la infraestructura
física y lógica almacenando en sus propios servidores todos los ficheros y programas de la
organización y permitiéndoles acceder y operar sobre ellos a través de Internet.
El local donde se instale el servidor, el SAI y el resto de equipos poseerá un sistema de
refrigeración suficiente para evitar el sobrecalentamiento de los equipos: los niveles termohigrométricos
oscilarán entre 10-21º C y 45-65 % HR.
3.3 Tipologías de edificios
Las funciones y procesos que se desarrollan en un archivo determinan las necesidades de medios
humanos y materiales que precisa. Estas funciones han oscilado tradicionalmente entre
lo eminentemente científico-cultural o lo eminentemente administrativo. Así, un archivo
de oficina o central, que gestiona los documentos en base a los valores primarios de la información
que contienen no precisará, por ejemplo, de una sala de exposiciones o, incluso,
de una sala para investigadores; en cambio, sí podría ser esencial que cuente con talleres de
digitalización masiva o aulas de formación en gestión documental para funcionarios.
Existen numerosas clasificaciones tipológicas para los edificios de archivos. La primera de
ellas es la que distingue si el edificio es de pleno aprovechamiento para la función de archivo
o bien está compartido con otras instituciones. Lo más habitual es que el archivo ocupe
unos locales más o menos adaptados dentro de las instalaciones de la organización de la que
depende, aunque según su tamaño puede que ocupe un edificio propio. A medio camino se
halla el modelo de concentración de infraestructuras que busca ahorrar costes de mantenimiento
e instala los archivos en edificios complejos donde se concentran todos los equipamientos
culturales de un organismo o de toda una ciudad. Es un modelo antiguo que ya se
55 La paradoja de Solo� trata de explicar porqué a pesar de la introducción de la informática en determinadas organizaciones
estas no aumentan significativamente su productividad; cfr. MIGUEL DE BUSTOS, Juan Carlos, Comunicación sostenible y
desarrollo humano en la sociedad de la información. Consideraciones y propuestas. Madrid, 2006; p. 67.