LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
mensiones además del riesgo que comporta el uso de agua en depósitos 52 . De los segundos,
se ha criticado su alto precio y mantenimiento, y los efectos tóxicos de algunos de los gases
empleados, en especial del gas halón. Últimamente se aconseja el uso de gases homologados
tipo FM 200 al ser inocuos para la personas y alcanzar un buen rendimiento en la extinción
de incendios de mediano tamaño. Por supuesto, a pesar de los sistemas automáticos de extinción,
deberán seguir presentes las habituales bocas de incendio, extintores, etc.
El sistema de detección y extinción de incendios contará con detectores de humo y alarma
acústica y deberá ser manejado desde una central de control de alarmas. Si el sistema de
extinción está automatizado, deberá poseer sistemas de anulación manuales suficientemente
sencillos para evitar accidentes causados por falsas alarmas. Es fundamental la compartimentación
del edificio para atajar el avance del fuego y la existencia de columnas secas para
facilitar la labor de los bomberos.
Con respecto a la protección de los documentos pueden establecerse determinadas medidas
físicas como son el empleo de cámaras de vigilancia en la sala de consulta, muy útiles para
disuadir con su presencia cualquier intento de robo. Sin embargo, las medidas más efectivas
son la implantación de un protocolo contra robos y vandalismo en la sala de consulta para
prevenir atentados contra el patrimonio histórico y, en última instancia, detectar la pérdida
lo antes posible. Hay que distinguir este protocolo del Plan de documentos esenciales, destinado
al rescate urgente de la documentación considerada prioritaria en casos de desastre.
Posteriormente, una vez que el archivo esté en funcionamiento habrá que redactar un Plan
de autoprotección, en el cual se recojan las medidas preventivas que minimicen, con los
recursos técnicos y humanos de que se disponga, los accidentes o emergencias que puedan
ocurrir en el edificio hasta la llegada de ayuda externa, especialmente en lo que afecta a los
protocolos de actuación tales como declaración de alarma, evacuación, etc.
3.2.7 Requisitos medioambientales
Los requisitos medioambientales que deben recogerse en el programa funcional son el confort
termo-higrométrico y la calidad del aire. Existen tres variables que hay que considerar al
respecto: el confort de los documentos, el confort de los empleados y el confort de los usuarios.
Este es el orden que hay que considerar en caso de que haya que establecer prioridades.
El confort térmico son las condiciones óptimas de temperatura y humedad que deben existir
en cada área del archivo. Cada una de ellas posee unas exigencias diferentes, ya que en el área
publica y en la restringida la prioridad debe ser el confort térmico de la personas, y en el
área de depósitos la prioridad son los documentos (figura 5). El confort térmico de las personas
tiene mucho de psicológico, siendo bastante habitual que unas personas sientan frío y
otras calor al unísono en un mismo local climatizado. La humedad deberá ser regulada por
medio del propio sistema de climatización instalado y el uso de ventilación forzada natural.
En caso de desajustes, podrán utilizarse humectadores y desecadores. Respecto a la temperatura
aconsejable: en líneas generales, los depósitos deberán mantenerse entre 15 y 21º C
de temperatura y entre 45-65 % de humedad relativa 53 . El resto de zonas para el público y
personal podrá oscilar entre 19 y 25º C y 40-75 % HR. Para evitar el sobrecalentamiento
52 Los Criterios de la Generalitat de Catalunya desaconsejan los sistemas de extinción de incendios con agua y propugnan el
uso de gas.
53 Para conocer con detalle estos requerimientos de conservación, en especial los de determinados soportes muy sensibles,
como la película fotográfica, ver punto 3.4.11.2.
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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.