LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
necesario, volumen de soportes especiales que se conservarán, plantilla actual y prevista,
afluencia prevista de investigadores, etc. En general, el volumen de los depósitos va a
darnos muchas pistas sobre el tamaño final del edificio. 50
Establecer los requisitos obligatorios de los circuitos internos y de los recorridos básicos
tanto de personas como de documentos en las diversas zonas.
Determinar las expectativas de crecimiento de la documentación conservada. Las previsiones
de crecimiento del archivo deben de realizarse al menos para un funcionamiento
del servicio de 20 años.
Descripción, dentro de cada área, de las distintas dependencias cuya construcción es
imprescindible para el cumplimiento de las funciones encomendadas al archivo. Deberá
tenerse en cuenta qué tipos de soportes documentales van a conservarse; o si se recibirán
grandes volúmenes de transferencias desde el exterior; o si se acometerán reproducciones
masivas; o si se realizará algún tipo de dinamización o difusión cultural, etc. Para mayor
claridad, se realizará una ficha técnica por cada área y por cada local.
Además de esto, se señalarán otros condicionantes que es importante que el arquitecto tenga
presentes desde el principio:
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Situación: condiciones climáticas del emplazamiento; puntos cardinales de la parcela y
condiciones de asoleamiento; situación de los edificios vecinos…
Medidas de locales y muebles característicos en un local de archivos: altura máxima de
estanterías, volumen máximo de depósitos, ancho mínimo de puertas, cargas máximas
del suelo, etc.
Confort térmico deseado, condiciones de estabilidad termo-higrométrica en los depósitos
Limitaciones a la iluminación natural y condiciones a la artificial
Uso de la ventilación natural y artificial
Condiciones especiales de los aislamientos de suelos, muros y techos; propuesta para la
consecución de la inercia térmica de los materiales empleados.
Instalaciones que deberán existir.
Necesidades especiales de seguridad: contra incendios y contra robos.
Una vez redactado el programa de necesidades y aceptadas sus premisas tanto por el promotor
como por el arquitecto, éste último debe reunirse con el archivero para redactar
entre ambos el programa funcional del edificio, el documento que organice la dotación de
espacios y su articulación, los circuitos de documentación y de usuarios, etc. Durante su
redacción, ambos ponen de acuerdo sus puntos de vista, traduciendo a un lenguaje común
sus respectivas condiciones para la obra, de función por un lado y de forma por otro. Al
archivero le preocupará, por ejemplo, la previsión de crecimiento de los fondos documentales,
mientras que el arquitecto querrá incidir más en la previsión de crecimiento de las
superficies del edificio.
50 En las Recomendaciones para la edificación de archivos se definía un archivo medio como de 10 km. lineales de capacidad.
Esta estimación ha sido superada hace tiempo con la construcción cada vez más frecuente de archivos que no bajan de los 40
km/l.; cfr. SIMONET BARRIO, Recomendaciones…; p. 16.