LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
caso, que se baraje la posibilidad de ubicar depósitos en sótanos o en desvanes, por más que
el arquitecto haya puesto especial ilusión en conseguir una remodelación efectista y prometa
los mejores medios para asegurar su estabilidad termo-higrométrica que, de conseguirse,
resultará tremendamente cara.
Hemos tenido acceso a memorias arquitectónicas de archivos donde se describe a los depósitos,
a causa de su carácter cerrado al público, como un obstáculo para la transmisión a la
ciudadanía de valores aperturistas. En este caso el arquitecto identificaba el uso colectivo del
edificio únicamente con el mayor o menor tránsito de ciudadanos. Muy al contrario, los depósitos
–que por meras razones de seguridad no pueden abrirse al acceso incontrolado– son
la esencia de la utilidad colectiva de un archivo: la conservación del patrimonio documental
del Estado 48 .
En resumen, nuestro principal objetivo será colaborar para que el archivo posea un buen
comportamiento funcional que le permita ejercer las tareas propias del servicio con las mayores
comodidades, sin impedimentos artificiales y sin encarecimientos injustificados. 49 Por
ello, hay que evitar a toda costa que la funcionalidad sea sacrificada en beneficio de cualquier
criterio estético o artístico exacerbado, como ocurre en aquellos edificios construidos de
fuera a dentro, donde el ritmo de la fachada marca la distribución de los espacios al interior;
edificios en los que abundan las composiciones superfluas. El archivero debe plantear al
arquitecto la existencia de dos límites infranqueables: ninguna obra de archivo puede deteriorar
las condiciones de conservación de un fondo documental o disminuir su capacidad
para difundir la información que contiene.
La primera oportunidad que tendrá la terna promotor-arquitecto-archivero para reunirse y
confrontar sus puntos de vista sobre el aspecto y función del archivo será durante la elaboración
de un documento técnico conocido como “programa funcional”, sobre el que se basarán
los sucesivos anteproyectos, proyectos básicos, proyectos de ejecución, etc. del edificio.
3.2 El programa funcional
Previamente a la redacción del programa funcional, corresponde al archivero elaborar un
Programa de necesidades. Se trata de un documento breve en el que quedarán especificados
los siguientes puntos:
•
•
Explicar la función general del edificio, así como la de cada una de sus tres zonas, detallando
las actividades que se realizarán en cada uno de los locales que deberán componer
estas zonas
Dimensionar las áreas del edificio proporcionando la mayor cantidad posible de previsiones:
metros cuadrados de parcela disponible, metros lineales de almacenamiento
48 El párrafo exacto es: «En un archivo gran parte del edificio, alrededor del sesenta por ciento en superficie, está dedicado a
depósitos. Esto se concreta en un espacio de almacenaje colmatado y expresamente inaccesible a los propios usuarios
de la institución, lo que supone que la espacialidad interna, globalmente considerada, queda depreciada y con escasa
proyección pública en comparación con el tamaño del edificio. El volumen total no guarda relación con las posibilidades
reales de uso colectivo en sus dependencias interiores, de modo que la completa satisfacción del papel institucional
no pueda resolverse en el interior, allí donde el principio de generosidad espacial resulta imprescindible. De ahí que en
los archivos cobre especial sentido su personalidad urbana» Hemos destacado en negrita las frases más controvertidas; cfr.
CEñA JORDRÁ, Francisco; DE GRACIA SORIA, Francisco, “Sobre la construcción arquitectónica de un Archivo”. Ponencia
presentada a las Jornadas Técnicas Proyecto, construcción y Gestión de Museos, Archivos y Bibliotecas; Madrid, 5-7 de abril
de 2005 (en prensa), cit. en SAINz VARELA, José Antonio, “Debates pendientes de la arquitectura de Archivos en España:
representatividad, bioclimatización y musealizaciones”. En: Boletín de la ANABAD, LVII, 1 (2007); p. 315.
49 SAINz VARELA, “Debates…”; p. 314.
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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.