LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
mayores intervencionismos. Desgraciadamente, también es posible que ocurra lo contrario
–sobre todo si se trata de una obra de especial envergadura– que pretenda hacer pasar
la obra como un monumento efectista calculado en clave electoral o propagandística. En
todo caso, será él quien seleccione al arquitecto que diseñe y dirija la obra 45 .
El arquitecto, al que corresponde conocer la normativa de edificación y ser capaz de
articular los espacios, realizar los estudios de cargas o simulaciones energéticas, etc. Sin
embargo, como indica Romero Tallafigo, no es fácil que un arquitecto haya diseñado
muchos archivos antes de recibir el encargo de levantar o acondicionar uno, por lo cual
debería querer informarse del punto de vista del archivero46 . Puede ocurrir, sin embargo,
que menosprecie el asesoramiento que le ofrece el archivero y que imponga sus propias
soluciones técnicas, generalmente más caras y, al final, menos efectivas.
Por último, el archivero, que posee una formación limitada en cuestiones arquitectónicas
por lo que, aunque pueda estar bien informado sobre los principios generales, se encuentra
en inferioridad de condiciones ante un arquitecto para dar respuesta a las cuestiones
clave que impulsan una obra mayor: estudios de cargas, simulaciones energéticas, articulación
de espacios, etc. Sin embargo, por su experiencia profesional, puede identificar
las mejores soluciones prácticas a los problemas que plantee el acondicionamiento de las
distintas zonas de trabajo, la elección de equipos y mobiliario, etc.
Se impone, por tanto, una estrecha colaboración entre los tres actores que, como señala
Cruz Mundet, dependerá mucho de la empatía personal de cada uno 47 . El archivero debe ser
consciente de que su posición es la más débil de las tres y que es a él a quien más conviene
una relación amigable con el arquitecto para solventar las inevitables diferencias de interpretación
que surjan en la elaboración del proyecto.
Durante la ejecución de la obra el archivero deberá mantenerse en un segundo plano aunque
preparado para formular a tiempo las objeciones o sugerencias que estime pertinentes: y especialmente
si se producen desviaciones o modificaciones importantes respecto al proyecto
inicial. En cualquier caso, si existe alguna objeción grave a la marcha de la obra debe emitirse
por escrito y hacérsela llegar a la autoridad promotora. A pesar de las incomodidades que
esta actitud vigilante pueda ocasionarle, el resultado siempre le compensará: al fin y al cabo
será él quien use el edificio y sus instalaciones tras su inauguración.
Igualmente, a la finalización de la obra, cuando se produzca su recepción por el promotor,
deberán formularse todos los reparos que sean precisos para que las posibles reparaciones
sean cubiertas por la garantía de la obra, que suele tener una duración de diez años.
Es en los depósitos donde el archivero debe defender con más firmeza su opinión profesional,
la más autorizada acerca de la utilidad final del edificio. Al arquitecto debe quedarle
claro desde el principio que los depósitos son la parte más importante del archivo: el lugar
donde se requiere máxima funcionalidad y mínima estética. No se permitirá, en ningún
45 La Ciudad de la Cultura, en Santiago de Compostela, es el último ejemplo español de esta clase de construcciones faraónicas
impulsadas en los últimos veinte años por los poderes públicos. Inaugurada parcialmente en enero de 2011, esta obra ya
ha cuadriplicado su presupuesto de construcción de cien millones de euros sin haber finalizado todo el complejo de edificios
inicialmente proyectado. Se calcula que esta infraestructura consumirá como mínimo 2,5 millones de euros anualmente, vid.
[en línea] [consulta: 30 enero 2011].
46 ROMERO TALLAFIGO, Archivística…; p. 270.
47 CRUz MUNDET, José Ramón, Manual de archivística. Madrid, 2005; p. 346.