LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
3.1 Diseño y construcción de un archivo
La construcción de un archivo, sea o no de nueva planta, es la solución a una necesidad
funcional de espacio de almacenamiento para los documentos en buenas condiciones de
conservación así como de locales adecuados para la prestación del servicio: es decir, locales
donde, según el caso, recepcionar la documentación a su llegada al archivo, donde organizarla
y describirla, servirla al investigador, restaurarla o reproducirla, exponerla, etc.
A la hora de plantearse la construcción de un archivo -ya sea de nueva planta o adaptado-
nos vamos a topar con una serie de condicionantes previos que habrá que tener en cuenta:
los más importantes son los que impone la normativa vigente en el territorio y las relaciones
que se establezcan entre el promotor, el arquitecto y el archivero.
3.1.1 La normativa
Corresponde al arquitecto, como maestro de la obra, conocer la normativa vigente a observar.
En todo caso, en previsión de que pueda escapársele o malinterprete algún aspecto
importante, nunca estará de más que el archivero se esfuerce por recopilar y conocer los
aspectos más relevantes de la misma. La normativa a tener en cuenta puede clasificarse en
tres grupos:
•
•
Marco legal: lo constituye la legislación general y básica del territorio: constituciones,
leyes, tratados, jurisprudencia, etc.
Normativa de obligado cumplimiento: es toda aquella norma que tenga relación directa
con la edificación en general y, si existe, con la normativa especifica de edificación de archivos.
Para evitar sorpresas de última hora, es importante que nos aseguremos de que se
cumple con la normativa obligatoria en todos los ámbitos legislativos, sobre todo cuando
se solapan distintas entidades territoriales de gobierno (supranacionales, nacionales, municipales,
...).
• Recomendaciones y textos de referencia. No se trata de normas legales de obligado
cumplimiento sino de textos que proporcionan orientaciones generales o específicas
para diseñar proyectos de archivos. Pueden ser más o menos oficiales y, por su carácter
detallado, deben servir de guía para la ejecución de la obra de archivos. En la
práctica, su empleo es desigual, dependiendo del sentido de la responsabilidad del
arquitecto.
3.1.2 La relación entre el promotor, el arquitecto y el archivero
Para iniciar la construcción de un archivo es imprescindible el concurso de tres actores: la
institución, pública o privada, que impulsa la obra; el arquitecto que la diseña y dirige su
construcción y el archivero, que deberá explicar a ambos el funcionamiento de un archivo
con sus necesidades específicas. El papel que juega cada miembro de esta terna comporta
ventajas e inconvenientes por igual:
•
El promotor –bien una administración u organismo público; bien una empresa o institución
privada– que, en el mejor de los casos, asumirá esta necesidad sufragando su coste sin
lecturas recomendables como las reflexiones de Romero Tallafigo acerca del edificio de archivo como elemento de conservación;
cfr. ROMERO TALLAFIGO, Manuel, Archivística y archivos. Soportes, edificio y organización. Carmona, 1997; pp. 263-330. Otra
publicación muy reciente centra su enfoque en el impacto de las nuevas tecnologías, este caso, de edificios de bibliotecas, vid.
BUENO VIEIRA, Guaracy José, Impacto tecnológico y arquitectura en bibliotecas. Buenos Aires, 2006.
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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.