LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
responsabilidad directiva, la más importante sin duda para el buen funcionamiento del sistema
y del archivo.
En nuestra opinión, ejercer la función de liderazgo no es sólo una tarea técnica sino, sobre
todo, un continuo ejercicio de compromiso profesional hacia el servicio y los subordinados.
El jefe del servicio no sólo debe serlo sino también parecerlo. En realidad, los empleados
desean tener un superior que dirija su trabajo… pero que lo haga correctamente; es decir,
que les tutele de manera adecuada y que esté dispuesto asumir su responsabilidad por hacerlo.
Y, sobre todo, que no cometa una serie de errores que son bastante frecuentes entre los
jefes más irresponsables, aquellos que mantienen una actitud deshonesta hacia los subordinados:
abusando de sus capacidades en provecho propio –por ejemplo, apropiándose de su
trabajo– sin reconocerles la ayuda prestada, menospreciando sus iniciativas y propuestas o
favoreciendo la desunión entre la plantilla en lugar de fomentar el trabajo en equipo.
2.2.1.2 Funciones de administración
El gran administrativista español de finales del siglo XIX, Mhartin y Guix, distinguía tres
funciones principales en torno a las cuales giraba el trabajo de cualquier oficina, ya perteneciera
a una empresa o a un servicio público: la administrativa, la interventora y la directiva.
Y las situaba por ese orden de importancia: para Mhartin era la función administrativa el
engranaje más importante dentro de toda organización ya que, aunque correspondiera a la
jefatura marcar la dirección del servicio, era la administración la que verdaderamente ejecutaba
las tareas que tenía encomendado el servicio, mientras que la intervención sólo las
regulaba y comprobaba 28 .
Estas tareas de la función administrativa –registro, gestión de la correspondencia, etc.– pueden
recaer tanto en personal técnico archivero –lo más frecuente– como sobre el resto de
personal, tanto administrativo como subalterno. En los archivos más pequeños, es más que
probable que la propia dirección se haga cargo de todas las tareas comunes de administración
y organización interna, incluidas la gestión de personal, de equipamientos o la financiera,
mientras que los técnicos se ocupan de las tareas específicas del archivo.
2.2.2 Funciones específicas de archivo
Si la función hace al órgano, son las funciones desempeñadas por el personal técnico del archivo
las que caracterizan y dan personalidad propia a un servicio de este tipo. Como hemos
visto antes, son las funciones recogidas en el grupo A, el de la estructura base del Instrumento
definidor del personal de archivos (IDPA).
2.2.2.1 Técnico superior de Archivo
La misión de los técnicos superiores de archivos o archiveros 29 , a secas, es colaborar
en todas las tareas técnicas encomendadas por la dirección relativas a la implantación
y funcionamiento del sistema de gestión documental y de archivo. Esta colaboración
debe entenderse también como una aportación de iniciativas y mejoras tanto técnicas
28 Cfr. MHARTIN y GUIx, Enrique, Vademecum del oficinista. Madrid, 1910; p. 54.
29 En el Catálogo también se les denomina “Gestor de documentos”. Con respecto a los cuerpos de funcionarios de la Administración,
en España equivaldría a un Facultativo de Archivos (grupo A ó A1) con un nivel orgánico entre 20 y 24. Consultar
también el Catálogo de funciones del personal de los archivos universitarios; Vid GRUPO DE TRABAJO DE RECURSOS
HUMANOS DE LA CONFERENCIA DE ARCHIVEROS DE LAS UNIVERSIDADES ESPAñOLAS, Catálogo de funciones del
personal de los archivos universitarios. 2004.
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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.