LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Los catálogos de personal han venido a proporcionar argumentos a favor de la homogeneización
de las diferentes funciones archivísticas y en contra de la ambigüedad en el reparto de
atribuciones, causa importante de inseguridad jurídica entre los profesionales de archivos. La
principal limitación de estos documentos es su eminente planteamiento teórico, que no asegura
su plasmación en la realidad cotidiana del sistema a menos que cuente con el apoyo de los
rectores jerárquicos de la organización. En este caso, los reglamentos de archivos son la principal
herramienta normativa para organizar estos servicios a través de un organigrama claro.
A falta de reglamento, la realidad es que los archiveros responsables del servicio se ven
obligados a desempeñar y a conocer someramente sobre todo tipo de tareas comunes no
específicas de archivo. Utilizando la clasificación propuesta por Michel Roberge, podemos
listar estas funciones: 24
• Organización y gestión del centro.
• Gestión de la información y de las comunicaciones.
• Relaciones públicas y comunicación externa.
• Gestión de los recursos humanos.
• Gestión de los recursos financieros.
• Gestión inmobiliaria.
• Legislación y asuntos jurídicos.
Por su importancia destacaremos las funciones de dirección y de administración.
2.2.1.1 Funciones de dirección
El director o jefe del archivo es una pieza principal en la coordinación del sistema de gestión
de documentos y de archivo, lo que supone que desempeñará tanto funciones comunes a
cualquier administración como específicas de archivo. Debe de ser un técnico superior con
formación especializada en archivística y gestión de documentos 25 . Su misión será la de
planificar, dirigir, impulsar, coordinar y controlar el servicio de archivo y el sistema de gestión
de los documentos de la organización de la que depende, usando para ello los recursos
humanos, materiales y financieros de que disponga para que el archivo cumpla su función
básica: conservar organizadamente el fondo documental depositado en el mismo y asegurar
su consultabilidad según la normativa vigente de acceso.
Al referirse a las funciones directivas, Tanodi decía que no era superfluo realizar una serie de
observaciones acerca de la necesaria ponderancia que debía ejercer el responsable del puesto
26 . En efecto, los catálogos de personal se limitan a detallar las tareas que debe desempeñar
un director –el Informe sobre un catálogo de funciones y tareas del personal archivero enumera
hasta veinticinco de estas tareas 27 – pero sin abundar en las condiciones del ejercicio de la
24 Vid. ROBERGE, Michel, La classification universelle des documents administratifs. Québec: Documentor, 1985. En esta obra
temprana Roberge ya expone la clasificación funcional como método preferente de clasificación de documentos. Hoy, la norma
ISO 15489, sobre Gestión de documentos, ya oficializa la normalización de la clasificación funcional.
25 Con respecto a los cuerpos de funcionarios de la Administración, en España equivaldría a un Facultativo de Archivos (grupo
A ó A1) con un nivel orgánico mínimo de 24 (aconsejable, entre 26 y 28).
26 Cfr. TANODI, Aurelio, Manual de archivología hispanoamericana. Teorías y principios. Córdoba, 1962; p 221.
27 Recomendamos la lectura detallada de las tareas atribuidas al director como a los técnicos superiores, medios y auxiliares de
archivos en el Informe sobre un catálogo de funciones y tareas del personal archivero; cfr. SANCHIS MORENO. Informe…