LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
indicadores para la elaboración de la plantilla de un archivo universitario 19 . Esta guía agrupa
los datos de la encuesta en cuatro bloques:
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Indicadores de la Universidad, que recogen los datos para conocer su volumen (número
de alumnos, de profesorado, etc.) y su complejidad organizativa (número de campus,
centros, etc.),
Indicadores de la documentación que debe ser gestionada por el servicio de archivo: su
volumen en metros lineales, número de consultas que reciba, frecuencia de entradas y
salidas (ingresos, préstamos, etc.).
Indicadores del Servicio de Archivo: recogen información sobre las funciones, encomendadas
al servicio (archivísticas o no), su horario y el nivel de conocimientos exigido al
personal.
Indicadores de temporalidad, referidos tanto a aquéllas tareas que pueden asumirse con
el personal de plantilla como a los proyectos acometidos con contrataciones externas
temporales para corregir retrasos acumulados en algunas de las funciones del servicio (de
normalización de automatización, etc.).
Las conclusiones de la Guía de indicadores universitarios determinaron que las plantillas de
personal de los archivos universitarios españoles estaban infradotadas un 158 % al calcular
que precisarían de un total de 351 empleados frente a los 136 disponibles en el momento
de realizarse el estudio.
2.2 Funciones del personal
Las condiciones y circunstancias del trabajo a desarrollar en un archivo pueden ser muy
distintas. De hecho, a tenor de la experiencia pueden llegar a ser, incluso, antagónicas. Para
explicarlo, tenemos que recordar, una vez más, que la archivística nace a mediados de siglo
XIX como una herramienta auxiliar de la Historia, sumándose a la paleografía, la diplomática,
etc. Este enfoque disciplinar, como sabemos, impuso que los principios conceptuales
y terminológicos, así como la metodología y las técnicas de trabajo derivaran de una visión
esencialmente historicista del archivo 20 . Sin embargo, a mediados del siglo XX este enfoque
ya había sido superado en el ámbito anglosajón con la formulación del records management.
Este modelo integrará el archivo dentro de un sistema de gestión documental, con las tres
edades del documento como principal axioma, y una red de centros creados para utilizar el
documento durante sus diversas fases: de esta forma se especializan los procesos archivísticos
a desarrollar en cada una de ellas. Así, el archivero-historiador cuya principal función era la
custodia y conservación de documentos, a los que aguardaba de manera pasiva en el archivo,
pasó a convertirse en archivero-gestor. Esto, claro está, es lo que nos dice la teoría.
En una encuesta sobre la situación profesional de los archiveros realizado en 2008 por la
Coordinadora española de Asociaciones de Archivos se constataba que, a pesar de que un
88% de los directores de archivos creían que el archivo debía intervenir en los procesos
administrativos de la entidad de la que dependían, únicamente el 51,2% de los archivos
19 Vid. GRUPO DE TRABAJO DE RECURSOS HUMANOS DE LA CONFERENCIA DE ARCHIVEROS DE LAS UNIVERSIDA-
DES ESPAñOLAS, Criterios para dimensionar la plantilla de personal de un archivo universitario. 2008.
20 Demostrado, entre otros aspectos, por el absoluto predomino de la descripción particular –los catálogos– frente a la general
–los inventarios– en un enfoque de la descripción que privilegiaba las clasificaciones temáticas.
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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.