LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
• Una división del trabajo que implique toma de decisiones; es decir, una jerarquía vertical.
Debe existir una relación directa entre la proliferación de niveles jerárquicos de autoridad
y la complejidad y tamaño de la organización. Las más ineficientes y burocratizadas no
suelen tener en cuenta esta proporción.
• Una dimensión horizontal o divisionalización del trabajo; es decir, la especialización del
mismo, de manera que el producto final sea resultado de la colaboración de distintas
unidades organizadas por diversos criterios. El más frecuente es el funcional.
A partir de estos dos criterios principales, el de jerarquía y el de divisionalización 16 , es posible
establecer la organización interna de nuestro sistema de gestión de documentos y de
archivo; es decir, la agrupación en unidades de menor a mayor rango y su interrelación. En
lo que concierne a los recursos humanos, la asignación de funciones entre los diversos servicios
dependerá de la determinación de necesidades.
2.1.1 Determinación de las necesidades
En 1997 Ramon Alberch, Mariona Corominas, y Carme Martínez elaboraron un Instrumento
definidor del personal de archivos (IDPA) como herramienta que ayudara a definir la
plantilla de personal de un archivo existente o proyectado; sin distinción de tamaño o clase:
municipal, intermedio, privado, etc., teniendo en consideración sus características actuales
o previstas 17 . Como vemos, a pesar de que la falta de personal sea una premisa evidente en
la mayoría de los archivos, los autores creían importante diagnosticar cuantitativamente esta
deficiencia de cara a los responsables jerárquicos. Como veremos en el punto 5.2 las necesidades
de personal pueden explicitarse en una serie de documentos técnicos: procedimientos,
planes generales, programas de actuación, proyectos, etc.
El IDPA funciona como una encuesta que convierte los principales datos de actividad archivística
del centro en indicadores numéricos de acuerdo con unos baremos preestablecidos. Los
indicadores de gestión, como veremos en el punto 5.1, son parámetros numéricos que miden
cómo se realiza un proceso, compromiso, servicio u objetivo, a los que se vinculan 18 . Son una
fuente de información muy útil para evaluar nuestras necesidades de personal, siendo recomendable
repetir la encuesta anualmente para conocer cómo evoluciona la situación del centro.
Las preguntas se dividen en tres bloques o grupos:
El grupo A, el de la estructura base, recoge la estructura del personal de carácter permanente;
es decir, la plantilla mínima de trabajadores que necesita cubrir el archivo: archiveros, técnicos
medios, auxiliares, subalternos, etc. Cuanto mayor sea el volumen y complejidad de los
fondos documentales, mayor será la necesidad de aumentar la plantilla. Para su cálculo, se
utilizan seis indicadores:
• Volumen de ocupación real de la documentación en los depósitos del archivo en metros
lineales.
• Número de préstamos y consultas externas e internas anuales.
16 CRUz MUNDET, La gestión…, pp. 97-98.
17 Vid. ALBERCH I FUGUERAS, “El Personal…”
18 Cfr. MESA DE TRABAJO DE ARCHIVOS DE ADMINISTRACIóN LOCAL, Indicadores de gestión para los archivos de la administración
local. Valladolid, 2010; p. 18.
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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.