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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.
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2. Recursos humanos
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Son los recursos más importantes –porque su concurso mínimo es imprescindible para
afrontar cualquier tarea– y también los más caros 12 . Asimismo son los más delicados, porque
no se nutre de máquinas sino de individuos diversos y variables, todos con inquietudes personales
y expectativas profesionales propias. Su acertado manejo puede suponer la diferencia
entre un funcionamiento eficiente y otro fallido del sistema. A pesar del gran número de
herramientas –onboarding, motivación, coaching, etc.– desarrolladas por los especialistas en
recursos humanos, la mayoría de ellos reconoce que el impredecible factor humano puede
anular cualquier planificación previa en la materia y marcar inexorablemente el ambiente
de trabajo.
Como se ha citado al principio, el estudio de los recursos humanos ha sido enfocado, en lo
que afecta a la archivística, desde dos puntos de vista principales: el de la formación del personal
archivero y el de las funciones que éste debe desempeñar. Con respecto a la formación,
la mayor preocupación ha sido consensuar un corpus académico que garantizara un nivel
profesional suficiente y normalizado para ejercer una práctica cambiante en los últimos años
a causa de la irrupción de nuevos paradigmas teóricos en archivística 13 y por la definitiva
implantación de lo electrónico en la gestión documental.
Por su parte, el estudio de funciones ha sido imprescindible para aclarar una situación confusa
arrastrada durante años y derivada de la escasez en las plantillas: el desempeño –más o
menos irregular pero inevitable en la práctica– por parte de los empleados de los archivos de
tareas ajenas –y a menudo también inadecuadas– a las propias de sus puestos. Los catálogos
de personal, como veremos en el siguiente punto, han precisado con acierto las funciones de
cada categoría profesional aunque han pasado de puntillas sobre una cuestión fundamental:
el difícil equilibrio que cada día debe establecer el responsable del centro entre la aceptación
de los medios humanos disponibles –lo cual puede suponer trabajar en condiciones
inaceptables y rebajar la dignidad de la tarea desarrollada– y el enfrentamiento abierto con
los superiores jerárquicos reclamando estos medios –lo cual puede condenar al ostracismo
institucional a todo el sistema si no se calcula bien nuestra capacidad de presión 14 .
2.1 Organización y distribución del trabajo
Los archivos –entendidos en su vertiente institucional 15 – no son organizaciones espontáneas,
sino organizaciones formales integradas en estructuras mayores de las que dependen y
en las que, presumiblemente, se practica alguna forma de división racional del trabajo. Los
principales criterios son:
12 El coste de personal supone entre un 60% y un 80% de los gastos totales de una institución documental: cfr. RAMOS SIMON,
Luis Fernando, Dirección, administración y marketing de empresas e instituciones documentales. Madrid, 1995; p. 128.
13 Vid. Punto 2.3 en este artículo.
14 Ramon Alberch constata una incomprensión general tanto de los superiores jerárquicos como de los ciudadanos hacía una
función de archivo que imaginan sencilla por lo que sus necesidades pueden ser cubiertas con una dotación mínina de personal,
cit. ALBERCH I FUGUERAS, Ramon et al. “El Personal dels Arxius: la funció archivística i la seva repercussió en la
plantilla”. En: Lligall, 11 (1997); p. 116.
15 Se corresponde con la segunda acepción del término; cfr. COMISIóN DE TERMINOLOGÍA DE LA SUBDIRECCIóN GENE-
RAL DE ARCHIVOS ESTATALES, Diccionario de terminología archivística Madrid, 1995; p 20.