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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
funcionamiento 8 . La relevancia del estudio integral de la gestión de recursos parece haber
sido comprendida mejor en otros ámbitos de las ciencias de la documentación, en el de las
bibliotecas o en el documentalismo por ejemplo, donde la sistematización de conocimientos
relacionados con estas materias ha sido más usual 9 .
Por su carácter esencial, parece conveniente dotar de personalidad propia la gestión de recursos
en los sistemas de gestión de documentos y de archivo. Citemos un simple ejemplo:
la seguridad en un archivo afecta tanto a las personas como al edificio, e igualmente atañe
tanto a los soportes documentales como a la información que contienen. Mientras que la
seguridad del personal y los usuarios se protege por medio de planes de autoprotección,
la seguridad de los documentos se logra a través de programas de documentos esenciales,
planes antihurto o, en el caso de los documentos electrónicos, por medio de campañas de
migración periódica de soportes. En lugar de repartir estos procedimientos entre diversos
departamentos del archivo debe procurarse su gestión integrada, obteniendo de esta forma
información de mayor calidad sobre el funcionamiento de nuestros recursos.
La gestión de recursos tiene mucho que ver con el funcionamiento cotidiano, como suele
decirse ”a pie de obra”, de una organización. Los conocimientos sobre el adecuado mantenimiento
de un edificio; o sobre cómo equilibrar las relaciones del personal; o sobre cómo
manejar acertadamente las relaciones institucionales para conseguir aportaciones económicas,
no suelen figuran ni en manuales ni en monografías especializadas por su carácter
para-académico 10 . Sin embargo, constituyen el know-how de los archivos: un conjunto de
técnicas, regulares e irregulares, cuyo dominio sólo se adquieren tras muchos años de profesión
sobre el terreno y que, desgraciadamente, al tratarse de experiencias personales, los
archiveros avezados no las trasmiten a los noveles, desperdiciándose los conocimientos acumulados
y repitiéndose de nuevo el ciclo de aprendizaje por “ensayo y error” con los riesgos
que ello conlleva.
La inclusión de este capítulo en esta compilacion de textos fundamentales incide en la
conveniencia de conocer aspectos cotidianos de los sistemas de gestión de documentos y de
archivo de los cuales la gestión de recursos forma parte esencial pero a los que los archiveros,
lamentablemente, sólo prestamos atención cuando no funcionan o no existen; tal vez
porque es mucho más sencillo percatarse de lo incorrecto que de lo correcto. No queremos
sin embargo caer en la trampa de fijar cánones irreales de perfección en el servicio y, a continuación,
animar al lector a perseguirlos. Más bien procuraremos orientarle en su búsqueda
de respuestas concretas a preguntas concretas. Muchas de estas respuestas estarán basadas en
nuestra experiencia personal, por lo que emplearemos casos prácticos de archivos españoles
para ilustrarla. Parafraseando a Duchein, no lo haremos para darlos de ejemplo, sino porque
son los que conocemos mejor 11 .
8 Vid. LLANSó SANJUAN, Joaquim (Dir.), Buenas prácticas en gestión de documentos y archivos. Manual de normas y procedimientos
archivísticos de la Universidad Pública de Navarra. Pamplona, 2006.
9 Vid. RAMOS SIMóN, Luis Fernando, Introducción a la administración de información. Madrid: Síntesis, 2003. Una reciente
obra sobre planificación en bibliotecas vid. SOLIMINE, Giovanni et al. Gestión y planificación en bibliotecas. Buenos Aires:
Alfagrama, 2006.
10 Uno de los pocos ejemplos disponibles en castellano es el trabajo redactado por el servicio de Archivo de la Universidad Pública
de Navarra dirigido por Joaquim Llansó. Vid. LLANSó SANJUAN, J. Buenas prácticas…
11 DUCHEIN, Michel, “La professió d’arxiver, entre el passat i l’esdevenidor”. En: Lligall, 4 (1991), pp. 13-23.
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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.