LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
1.2 La gestión integral de recursos y la función de archivo
La carestía de medios ha sido el principal problema al que se han enfrentado tradicionalmente
los archivos y los archiveros. Desde principios del siglo XIX, la escasa atención que
determinadas administraciones públicas dedicaron a sus archivos engendraron servicios raquíticos,
casi sórdidos, cuya imagen, a pesar de su sustancial mejora en los últimos años,
continúa muy presente en el imaginario popular 6 . Pareciera que el archivero, acostumbrado
a esta escasez, se manejase mejor en la carencia que en la abundancia de medios. Quizás sea
esta una de las razones que explique su dificultad en reclamar recursos a través de proyectos
de trabajo detallados, siendo mucho más usual que se instale en una demanda continua e
indeterminada de “más de todo” –más personal, más presupuesto, más equipos– como panacea
infalible contra las debilidades del servicio. Al hacerlo, está obviando la ventaja comparativa
que supone planificar la dotación de recursos en base a una programación previa
del trabajo.
Esta planificación tendrá en consideración sobre todo tres variables:
•
•
•
Las necesidades del sistema o del archivo, ordenadas por prioridad o urgencia, identificando
los recursos que serán necesarios para cubrirlas.
Las posibilidades reales de obtención de dichos recursos y cuáles son las alternativas de
trabajo existentes en caso de que no sean cubiertas.
La capacidad del servicio para absorber los recursos que se obtengan y extraerles el máximo
provecho. Si no se tiene en consideración esta tercera variable puede ocurrir que se
dote al archivo o a todo el sistema de importantes medios que, por su insuficiente desarrollo
organizacional, no pueda absorber, mientras que otras necesidades más perentorias
quedan sin atender.
Hasta hoy, el análisis de la gestión de recursos en un archivo ha sido abordado principalmente
en perspectiva instrumental; es decir, desde el punto de vista de su utilidad para la
consecución de la función de archivo. Así, por ejemplo, el examen de los recursos humanos
suele acompañar a reflexiones sobre el perfil profesional del archivero y sus necesidades formativas;
o la arquitectura de archivos y de sus locales se ha examinado como coadyuvante
para la conservación preventiva de los documentos o, más recientemente, para su difusión.
Dando por sentado el indudable utilitarismo de estos conocimientos, no cabe duda de que
la dispersión temática ha restado importancia en nuestra percepción al rol que juegan los
recursos dentro del sistema 7 . Por el contrario, tal como indica Joaquím Llansó, un sistema
de archivo se compone de tres elementos fundamentales de cuyo desarrollo dependerá su
eficiencia: su marco normativo o regulador; un programa definido de actuación archivística
y, por último, los recursos tanto humanos como materiales necesarios para su correcto
6 En ese sentido el archivo y los archiveros han quedado como epítomes de una administración pública burocratizada e ineficiente,
polvorienta y tétrica por igual. Véase, por ejemplo, el relato cómico y lacrimoso de Pío Baroja sobre una consulta personal
en los archivos del Ministerio de Hacienda en 1930, en su obra Aviraneta o la vida de un conspirador. Cit. TORREBLANCA
LóPEz, Agustín, Tesoros del archivo del Ministerio de Hacienda. Madrid, 2003; pp. 18-19. En cambio, en 2004 ya solo el 12%
de la población seguía considerando aún a los archivos como espacios lúgubres, cerrados a los ciudadanos y difícilmente
accesibles. Así resultó en una encuesta sobre archivos municipales catalanes realizada por la Diputación de Barcelona, la
Associació d’Arxivers de Catalunya y el Archivo Municipal de Barcelona; cit. COORDINADORA DE ASOCIACIONES DE AR-
CHIVEROS, “Propuesta de Directrices para el Título «Máster en Archivística y Gestión de Documentos»”. En: Revista d’Arxius,
7 (2008); p. 231.
7 Los tratadistas clásicos agruparon estos conocimientos en una categoría denominada a veces “archiveconomía” y otras “archivintendencia”,
cfr. HEREDIA HERRERA, Antonia, Archivística general: teoría y práctica. Sevilla, 1987; pp. 22-24.