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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Cruz Mundet 4 indica que el sistema de gestión de documentos, como derivado de la función
de archivo, es una función transversal que alcanza a toda la organización y que cuenta
con tres subsistemas que coinciden con las fases del ciclo vital del documento –de gestión,
intermedio e histórico– así como con una serie de herramientas operativas, normativas y
funcionales (figura 2). Cada uno de los subsistemas actúa como elemento físico del sistema
proveyendo recursos de acuerdo con sus funciones más o menos especializadas.
Figura 2: Los elementos físicos y lógicos de un sistema de gestión de documentos y archivo
En términos prácticos, la implantación de los sistemas de gestión de documentos y de archivo
en las organizaciones ha supuesto el retroceso del antiguo modelo basado exclusivamente
en la custodia 5 frente a la expansión del records management anglosajón, un modelo
que aporta mayor eficiencia y economía al funcionamiento de las organizaciones. Ahora,
el archivo no sólo actúa como elemento de recuperación de información sino que también
participa en el diseño jurídico-administrativo de los procesos que generan documentos en
la organización; de manera que puedan establecerse desde la creación de los expedientes sus
valores primarios, así como sus regímenes de acceso y de transferencias entre los diferentes
archivos del sistema.
4 Cfr. CRUz MUNDET, La gestión… op. cit.; pp. 76-86.
5 Es decir, el archivo nacía únicamente porque la institución de la que dependía decidía depositar los documentos producidos en
un lugar apto para su conservación permanente o semi-permanente, atendido por personal que los recuperaría cuando fuera
preciso.
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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.