LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5.2
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
La gestión de recursos en un sistema de archivo
José Antonio Sainz Varela
Director del Archivo Histórico Provincial de Álava. Gobierno Vasco (España)
1. Introducción
“Pero sea lo que fuere, venga luego,
que el trabajo y peso de las armas no se puede llevar
sin el gobierno de las tripas”.
El Quijote, primera parte, cap. 2.
Hemos abierto este capítulo con la conocida respuesta que el Ingenioso Hidalgo dio a las
mozas de aquella venta –que él creía castillo– acerca de si comería truchuelas o no porque
ilustra un adagio universal repetido una y otra vez en todas las épocas y por todas las culturas:
que el éxito de cualquier empresa humana, por más sublime que se pretenda en sus
fines, descansa obligatoriamente sobre los siempre prosaicos medios que se hayan dispuesto
para su consecución. Y si el ejemplo del Quijote nos alecciona sobre que no puede haber un
ejército sin intendencia, también nos indica que no puede haber un gobierno sin administración
ya que, al final, toda organización descansa invariablemente sobre unos pies que a
veces son de hierro y otras son de barro.
Con esto queremos decir que las funciones archivísticas –o de la función de archivo 1 , a secas–
formuladas en el resto de capítulos de esta obra no podrán ser llevadas a cabo con éxito si
no se apoyan sobre recursos humanos, materiales y económicos suficientes. Es inútil querer
evaluar el desempeño del personal si previamente no se han distribuido con coherencia las
responsabilidades entre la plantilla disponible; tampoco tiene sentido idear un programa de
conservación preventiva de documentos si no se poseen locales capaces de mantener estables
la humedad y la temperatura internas; es vano aspirar a la gestión automatizada de documentos
si no se consigue desarrollar o comprar un programa informático a tal efecto… En
fin, no podrá ejercerse ningún liderazgo, control o auditoria sobre un sistema de gestión de
documentos y de archivo si no hay nada que liderar, controlar o auditar.
1 En la redacción de este capítulo, hemos seguido la interpretación propuesta por Isabel Murillo a la hora de identificar conceptos
tales como funciones, procesos, procedimientos, etc. En esta interpretación se reducen las cuatro funciones clásicas desarrolladas
en el archivo –recoger, conservar, describir y difundir– a una sola: la “función de archivo”; cfr. MURILLO GARCÍA-
ATANCE, Isabel, “Procesos y procedimientos en el contexto de la función de archivo. Una experiencia desde el ámbito de la
gestión de calidad”. En: Revista d’Arxius, 8 (2009), pp. 119-121. Antonia Heredia también recoge el mismo argumento; cfr.
HEREDIA HERRERA, Antonia. ¿Qué es un archivo? Gijón, 2007; pp. 51-56. Este enfoque orientado a la gestión de recursos
queda recogido en la última parte de este capítulo.
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5 Funciones de administración del sistema. La gestión de recursos.