LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
instrumentos disponíveis nos diversos meios de comunicação e informação que o arquivo
dispõe e utilizar eventos como oportunidades para se dar a conhecer, nas suas diversas facetas,
e para perscrutar as necessidades dos cidadãos que poderão levar ao desenvolvimento
e oferta de novos serviços, a que se associará, sempre que necessária, a formação adequada,
quer dos trabalhadores, quer dos utentes dos serviços.
Já fizemos uma referência a grupos emergentes de utilizadores que resultam das dinâmicas
sociais, culturais e económicas que ocorrem na sociedade. A visibilidade e as presença efectiva
do arquivos torna-se pois relevante na captação de novos públicos e na oferta de novos
serviços, usando os meios que permitem as relações entre os diversos actores sociais e os
indivíduos considerados isoladamente, nomeadamente:
• a Internet: o sítio do arquivo, onde geralmente está o acesso aos instrumentos de pesquisa
e ao atendimento on line, blogues, redes sociais, fóruns e listas de discussão que
permitem a um cidadão interagir com a instituição e os outros utilizadores, fazendo uma
aproximação à utilização dos serviços do arquivo, isto é, tornando-se um utilizador. A
colocação num ambiente destes de um vídeo explicativo sobre a utilização da referência
e leitura permite um primeiro passo não apenas de informação mas já de formação do
futuro utilizador.
• as feiras culturais, as feiras de emprego, congressos e reuniões de sectores ligados aos
fundos custodiados (não só reuniões científicas da área da História, mas também outras)
onde se pode marcar presença por um espaço físico (mesa, stand) espaços e tempos delimitados
onde é possível evidenciar, de um modo privilegiado, a relação do arquivo com
outros actores e se exibem as actividades disponíveis e os produtos (publicações, edições,
material de merchandising).
Por outro lado, o arquivo aproveitará outros eventos sociais ou oficiais onde não é possível
a participação directa para publicitar materiais arquivísticos relacionados (costuma-se dar o
exemplo do casamento de um príncipe… mas poderemos acrescentar a comemoração da
implantação de um regime ou da independência).
Nestes acontecimentos, e consoante os meios possíveis de serem utilizados, a formação é veiculada
por informação sobre o arquivo e os seus fundos mas que deverá explicitar o como se
faz, recorrendo, nomeadamente, a demonstrações que permitem uma primeira experiência,
uma primeira utilização, por exemplo, das metodologias de pesquisa. São oportunidades em
que se poderá:
• indicar os fundos e colecções existentes, (isto é, conteúdos);
• indicar utilizações habituais ou possíveis da informação, exemplificando com casos
concretos;
• indicar os serviços que o arquivo presta relacionados com esses fundos: acesso, reproduções;
• indicar outros serviços não directamente relacionados com os fundos custodiados mas
com a actividade dos arquivos: apoio técnico, consultoria, formação…;
• indicar os diferentes tratamentos técnicos utilizados: descrição, higienização, restauro,
acondicionamento, valorização pela difusão da informação/documentos.
307
5 Funciones de administración del sistema. Formación de usuarios.