LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5 Funciones de administración del sistema. Formación de usuarios.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
zação dos serviços do arquivo. Um conjunto de imagens (apresentação) e textos de suporte
permitem potenciar o diálogo com os utilizadores, responder às suas perguntas e questionálos
sobre as expectativas que têm de resposta por parte do arquivo.
Podemos considerar, a par do papel do arquivista na referência e leitura, como sendo o formato
que mais eficácia pode ter na formação dos utilizadores. Pode ter um carácter genérico
ou ser muito específico e direccionado (para a genealogia, para fontes específicas e uma área
disciplinar etc), permitindo referir os conteúdos do arquivo, os métodos mais adequados
de pesquisa através das descrições, a transmissão de informação sobre a organização dos
documentos nas entidade produtoras e até alguma sensibilização que permitirá ao futuro
utilizador uma melhor gestão do seu tempo e das suas expectativas para o trabalho que tem
de realizar.
O utilizador ganha um conhecimento que lhe permite uma obtenção mais eficaz e rápida de
resultados na interrogação da base de dados e no próprio contacto com os documentos.
Em muitas áreas, pode haver conveniência em incluir na formação a contribuição de
um conhecedor dos fundos e outras fontes de informação do assunto ou área de interesse
dos utilizadores. Por exemplo, se a formação é sobre genealogia, ter o contributo
de alguém que, além da experiência em pesquisa na área e conhecimento dos fundos
relacionados, seja conhecedor de outras matérias como a heráldica. Um outro exemplo
é o que pode ocorrer com a formação de estudantes do nível superior em que a presença
de um professor ou investigador sénior, da respectiva área, pode completar a parte mais
técnica do arquivista, aprofundar questões apresentadas e antecipar outras que surgirão
aos futuros investigadores.
As exposições e documentos do dia/mês
São oportunidades ir formando os utilizadores através de algum critério na apresentação
da informação (p. e., incluir o código de referência) ou acrescentar nas legendas ou noutro
material do evento (folhetos, catálogo), informação não habitual mas que pode evidenciar
ao utilizador percursos de pesquisa e novas leituras para a informação dos documentos.
Por exemplo, a pertinência de informação da história custodial de um fundo pode permitir
que o utilizador se questione sobre outras entidades que podem estar relacionadas
com esse fundo.
Os estágios
Os estágios também funcionam como um meio de formação de utilizadores. Habitualmente,
são procurados por estudantes da áreas da documentação e da informação, logo, futuros
colegas arquivistas ou de áreas similares, e da preservação e restauro.
Os estágios para outras áreas disciplinares, como seja a história, o património e a gestão
cultural, permitem a formação de futuros utilizadores de alguns dos grupos que referimos,
utilizadores que podem contribuir significativamente para a valorização do património arquivístico.
2.4 A formação aliada à divulgação na captação de novos utilizadores
Se para os utilizadores habituais se concebem e produzem instrumentos e acções de formação,
para os utilizadores potenciais, isto é, para o público em geral, há que recorrer a