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5 Funciones de administración del sistema. Formación de usuarios.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
o acesso à referência e leitura, através da interface de pesquisa e do acesso às descrições e às
reproduções dos documentos e o acesso a outros serviços.
Toda a informação pertinente para os utilizadores – habituais, esporádicos e potenciais –
deve ali estar colocada, nomeadamente os recursos antes referidos. É também um meio privilegiado
de colocação de material de apoio/formativo que pode incidir sobre diversas áreas
já referidas (início de 2.3) e destinadas aos diferentes públicos21 .
Pelas características que apresenta, pode incluir ligações a outros locais na Internet, do próprio
arquivo ou de outras entidades.
As redes sociais cibernéticas, os blogues, listas de discussão e wikis
Além dos sítios na Internet, o mundo cibernético apresenta hoje uma variedade de meios e
formatos que se desdobram em variantes associadas à partilha de conteúdos “por formatos”
(texto, imagem, vídeo) e à circulação de informação. Não se espera que os 140 caracteres do
Twitter permitam uma eficaz formação dos utilizadores, mas também não se reduzam estes
meios à simples divulgação… de acções de formação.
Alguma redes sociais, blogs, listas de discussão e wikis permitem, além da disponibilização
de informação como mensagem (texto, imagem ou vídeo) ou como ficheiro descarregável,
a colocação de questões e a audição/discussão dos utilizadores, numa atitude proactiva que
permite conhecer melhor as suas opiniões, necessidades e dificuldades no relacionamento
com os serviços do arquivo e, no outro sentido, o esclarecimento e a formação, numa audiência
que não é restrita e homogénea, mas antes indistinta e heterogénea.
De um modo geral, no entanto, estes serviços permitem graus de abertura diferenciados,
pelo que é possível constituir grupos fechados de discussão, e utilizá-los em acções de formação
direccionadas para determinados grupos, em diversos graus de utilização (para todos,
para grupos restritos, numa base quotidiana, em acções de formação, em projectos de médio/longo
prazo etc.).
A utilização regular destes meios (típicos da Web2.0) requer uma disponibilidade, no mínimo,
de alguns minutos diários, para constituir um nível importante de promoção do arquivo
e dos seus serviços, a ter em conta na formação dos utilizadores.
Estes meios não possuem as características das plataformas de ensino à distância (e-learning),
mas são mais acessíveis (quase a custo zero e não requerem formação e manutenção tecnológica
específica) mas permitem, de alguma forma, a formação à distância dos utilizadores.
Considere-se, ainda, que algumas redes estão direccionadas para um fim ou grupos específicos,
têm públicos que não são coincidentes. A utilização do Facebook é de carácter genérico,
o sítio nesta rede de um arquivo estará acessível a um público mais global e heterogéneo do
que o da rede Netlog (predominantemente europeu) ou da LinkedIn, mais direccionada
para os relacionamentos profissionais.
Os servidores de publicações e/ou canais de distribuição
São também redes que colocam o foco mais na disponibilização de recursos do que no relacionamento
entre as pessoas. Permitem disponibilizar ficheiros e publicações em formatos
21 Veja-se, a título de exemplo a Virtual Reading Room (vrroom: http://vrroom.naa.gov.au/ ), dos Arquivos Nacionais da Austrália,
dirigida aos estudantes e professores, e que cobre as diversas áreas dos programas de ensino.