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5 Funciones de administración del sistema. Formación de usuarios.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Na maior parte das organizações, há sempre alguma formação que tem de ser dada internamente,
quer quando integra novos trabalhadores, quer quando concebe, desenvolve ou
adquire 5 novas aplicações, processos de trabalho ou actividades.
Esta formação, fornecida em contexto de trabalho, é muitas vezes relevante para os resultados
que se pretende obter junto dos clientes dos serviços do arquivo. Por exemplo, se há
uma conversão de instrumentos de pesquisa antigos num em formato digital, é necessário a
preparação adequada dos trabalhadores do arquivo não só para a sua utilização mas também
para a formação que terão de ministrar aos utilizadores externos.
Estágios e voluntariado
A realização de estágios profissionais noutras organizações/serviços de arquivo pode aportar
mais valias consideráveis, ponderado o perfil das instituições acolhedoras.
O acolhimento de estagiários no seio da organização/serviço de arquivo, assim como de voluntários,
podem ser encarados num quadro de aquisição de competências, na medida em
que obriga os profissionais a confrontarem-se com eventuais novas práticas, a repensarem
essas práticas e a sistematizarem os seus conhecimentos no trabalho de orientação.
Fóruns
Também a criação de fóruns de discussão, um conceito de rede social, grupo virtual, com
participantes exclusivamente internos à organização/serviço de arquivo ou aberto à comunidade
de profissionais e mesmo de todos os utilizadores, possibilita a colocação muitas
pessoas com diferentes saberes em contacto e incentiva a troca de experiências.
Estudo de casos
O uso de estudos de casos pode ser, de igual modo, uma via para enriquecer a formação dos
utilizadores internos à organização, na medida em que abordam, problematizam e apresentam
soluções para exemplos práticos, indo de encontro às expectativas mais imediatas dos
formandos e ministrando competências.
Neste âmbito, podem ser úteis a apresentação aos colegas de projectos em curso ou já concluídos,
de avaliações de actividades desenvolvidas, de participação em eventos externos, possibilitando,
assim, um conhecimento adequado do que ocorre no serviço ou instituição.
2. Formação de utilizadores externos
2.1 Quem é o utilizador externo
Num primeiro plano, os serviços de arquivo servem os seus próprios produtores, garantindo
a evidência da sua actividade e o acesso à informação fidedigna e válida. No entanto, quer
os documentos se encontrem num serviço de arquivo integrado organicamente na própria
instituição produtora, quer estejam num arquivo, entidade interna ou externa, vocacionada
para a preservação a longo prazo (conservação permanente) dos documentos, há a considerar
o acesso por outros utilizadores que não os responsáveis, funcionários ou colaboradores
das entidades produtoras e da própria entidade detentora. Para esses utilizadores, vamos
5 Nesses casos, é normal que a entidade fornecedora dê formação que pode ocorrer localmente no arquivo e/ou também em
instalações externas.