LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
hecimento do(s) fundo(s), dos instrumentos de pesquisa, das normas e regulamentos da
instituição, habilitando o trabalhador para uma informação eficaz ao utilizador, que não se
limite a passar a informação mas apoiá-lo, pedagogicamente, nas suas pesquisas e consultas
e no relacionamento com outros serviços do arquivo.
Importa que se considere programas dedicados ao atendimento do público; à qualidade dos
serviços; à utilização das novas tecnologias na interface dos serviços com os seus diferentes
utentes.
1.4.2 Formação direccionada aos processos internos das organizações
A formação para os produtores/utilizadores internos dos recursos informacionais e dos
serviços de arquivo da organização deverá ter em atenção as normas internacionais de
referência para arquivo e gestão de documentos, sendo importante a preparação das organizações
para o reconhecimento da qualidade dos seus serviços os quais poderão ser
certificados. Este aspecto é particularmente relevante quando compete aos serviços de
arquivo de uma organização a formação dos trabalhadores de outras unidades ou serviços
para a gestão da informação e da documentação produzida e utilizada nos processos da
sua actividade.
Assim, a formação deve permitir a utilização de soluções inovadoras de administração electrónica,
utilizando, divulgando e apoiando a adopção de produtos e boas práticas que utilizam
as tecnologias da informação e da comunicação (TIC) na melhoria do funcionamento
corrente e da gestão, quer na execução interna das tarefas dos processos organizacionais, quer
no relacionamento com o utilizador externo, cliente ou fornecedor de serviços ao arquivo.
Os trabalhadores do arquivo deverão ter as suas competências reforçadas e actualizadas com
formação que vise, nomeadamente, o adequado apoio à concepção e implementação de
sistemas de gestão de documentos, de planos de preservação digital e outros requisitos de
segurança e funcionamento do sistema de arquivo, quer a nível interno – do arquivo ou da
entidade onde funciona como serviço – quer na prestação de serviços de consultoria e na
realização de auditorias a outras entidades. Com esse fim, é relevante a formação quer ao
nível das competências instrumentais – as metodologias e as técnicas que permitem o fazer
– quer ao nível das competências técnicas e dos conhecimentos que serão utilizados como
informação/formação a fornecer ou a auditar.
Neste âmbito, é importante a formação em consultoria às organizações produtoras de documentos,
públicas e privadas, em todas as áreas de intervenção do arquivo, com incidência
particular na concepção e gestão de sistemas de arquivo, de gestão de documentos, de transferência
de suporte e de elaboração de planos gerais de preservação, na perspectiva da valoração
dos arquivos enquanto recursos organizacionais; em auditoria a sistemas de arquivo;
em classificação e descrição; em conservação, preventiva e curativa, em extensão educativa
e cultural.
1.5 Formação em contexto de trabalho
Mais competência, para melhores meios humanos são absolutamente indispensáveis para
vencer o desafio da modernização nos serviços, nomeadamente pela obtenção de eficácia quer
na produção e circulação dos documentos, quer na gestão da informação que veiculam, e
conseguir aumentar significativamente os níveis de satisfação dos utilizadores dos arquivos.
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5 Funciones de administración del sistema. Formación de usuarios.