LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5 Funciones de administración del sistema. Formación de usuarios.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
de acordo com as especificações dos organismos para satisfação de necessidades específicas,
quer a nível internacional;
a celebração de acordos de colaboração com outras entidades, nomeadamente instituições
locais (universidades, institutos públicos, associações profissionais, etc) e a candidatura
a programas específicos permitirão satisfazer uma parte significativa das necessidades de
formação manifestadas;
a escolha do perfil dos utilizadores para a formação adequada;
• a calendarização da formação de forma escalonada para que a ausência dos trabalhadores
não se repercuta no serviço;
• a procura em assegurar os índices de satisfação da actividade formativa, mas de igual
modo em atender aos recursos financeiros e recursos humanos do serviço de arquivo.
• a possibilidade de utilização do e-learning ou do b-learning.
1.3 A importância do e-learning e do b-learning
A aplicação das tecnologias de informação e da comunicação à área da formação introduziu
práticas de aprendizagem à distância (e-learning) que pode ser complementado com recurso
à formação presencial (o blended-learning ou b-learning), formato este que tem crescido em
popularidade e permite a agilização dos programas de formação e a sua viabilidade, nomeadamente,
pela diminuição de custos agregados (transporte, alojamento e alimentação).
Convém não esquecer, que muitas vezes os recursos financeiros, humanos e tecnológicos
são muito reduzidos, pelo que se torna necessário equilibrar entre a vontade de serem dadas
oportunidades formativas, com as necessidades de desempenho das actividades do serviço, o
que não raras vezes inibe os dirigentes daquelas unidades de prescindirem de um colaborador,
por um dia sequer que seja, para frequentar uma acção de formação.
A opção por estas modalidades de aprendizagem – exclusivamente à distância ou mista –
constitui, assim, uma alternativa que facilita, ainda, na adesão dos participantes que passam
a ter tempo para aprender ao seu ritmo, com o apoio dum tutor, sem perder a possibilidade
de interagir com os restantes participantes do seu curso.
1.4 Áreas formativas/oferta formativa
A oferta formativa deve ser diversificada, tanto quanto à “natureza”, informação, melhoria
de atitudes e comportamentos, aquisição de competências, treino em ferramentas de
trabalho, como no que se refere às matérias temáticas, centrada na área da arquivística e
com especial enfoque para a formação ao nível dos projectos com carácter estratégico para
o serviço de arquivo, mas também sobre a gestão pública, a comunicação organizacional e
pessoal, os assuntos jurídicos, os sistemas e tecnologias da informação, a gestão financeira e
contabilística, a gestão de recursos humanos, os sistemas administrativos e secretariado, as
línguas estrangeiras, etc, visando a consolidação das aptidões adquiridas e a especialização
em novas competências.
1.4.1 Formação para a referência e leitura
A formação dos utilizadores neste âmbito, nomeadamente do arquivista de referência, deverá
complementar a formação académica e específica recebida, permitir um bom con-