LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5 Funciones de administración del sistema. Formación de usuarios.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
de prestar serviços de qualidade à sociedade e contribuir para a melhoria do desempenho do
serviço de arquivo, designadamente através da inovação ao nível dos processos, da produção
de serviços e do fornecimento de informação relevante. Está intimamente ligado à questão
crucial, para as organizações e para as pessoas, da aprendizagem ao longo da vida, das aprendizagens
informais e da introdução das TIC para apoiar e novas formas de trabalhar.
O estímulo dos colaboradores dos serviços de arquivo e uma aposta forte na formação, valorização
e qualificação dos diferentes actores internos e externos deve nortear a nossa intervenção,
num contexto de uma estratégia de adaptabilidade dos recursos humanos às novas
tecnologias e aos novos modelos organizacionais e metodologias de trabalho.
A formação profissional tem pois papel preponderante ao ser dada a oportunidade dos colaboradores
poderem usufruir duma oferta formativa e adquirirem e diversificarem um conjunto
de competências fundamentais para o desenvolvimento de funções cada vez mais
exigentes. Contribui para melhorar a literacia tecnológica dos trabalhadores, melhorar a
competência dos dirigentes na gestão dos sistemas de informação e das novas tecnologias,
desenvolver as competências que são exigidas aos especialistas.
Julgamos poder afirmar que, ainda nos nossos dias, não existem estudos de perfis de utilizadores.
LE COADIC afirmava, já em 1997, que «a maioria dos estudos chamados de utilizadores
da informação são na verdade mais frequentemente estudos de utilização dos sistemas
de informação através dos utilizadores e não estudos dos utilizadores através da utilização
dos sistemas de informação».
Tanto mais que os estudos efectuados centram-se fundamentalmente nos utilizadores dos
arquivos definitivos, descurando as necessidades dos utilizadores internos da organização/
serviço de arquivo, ligados ao processo de produção e que em algum momento é o destinatário
da informação produzida e gerida pela organização ou recorre a essa informação.
Os clientes/utilizadores internos são as administrações e não só os investigadores e o serviço
de arquivo precisa de estar preparado para ir ao encontro do cliente, antecipar as suas necessidades,
influir na gestão da organização, na política geral da organização.
Os profissionais de arquivo que acompanham todo o processo documental são os gestores
do sistema de informação de cada unidade orgânica produtora de documentos. São eles que
estabelecem os sistemas de classificação e de ordenação, que coordenam as etapas de avaliação,
selecção e eliminação, que elaboram os instrumentos de pesquisa, que dão resposta
às solicitações dos utentes internos e externos à Instituição.
A nível externo e em alguns casos mesmo a nível interno, é impossível adequar as necessidades
do trabalho arquivístico de acordo com eventuais interesses de utilizadores não suficientemente
identificados e necessariamente muito diversificados.
Hoje em dia, o desenvolvimento da tecnologia proporcionou o aparecimento de um tipo
de utilizador remoto que não é conhecido e cujas características se desconhecem. As necessidades
de pesquisa específicas de cada utilizador devem ser asseguradas pelo sistema intermediário,
ou seja, pela interface de pesquisa, cuja capacidade de recuperação da informação
pode ser sempre potenciada.
Por isso, para contrariar as dificuldades técnicas que emergem da adopção das tecnologias, é
fundamental trabalhar a área da formação do utilizador.