LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

5 Funciones de administración del sistema. Formación de usuarios.
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5.1
Introdução
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Formación de usuarios
Maria J. Pires de Lima
António A. Sousa
Archiveros. Arquivo Distrital do Porto (Portugal)
As organizações hoje não podem prescindir da formação dos seus utilizadores, a qual assume
formatos muito diferenciados, usa meios, plataformas e instrumentos, uns específicos e
outros comuns a outras actividades.
Não cabe aqui explicitar como se elaboram planos de formação, o que deve ser procurado
em literatura específica, mas aportar informação referente aos utilizadores dos arquivos e
que possa ser útil no desenvolvimento de estratégias de formação assentes na detecção e análise
das necessidades e na formulação de objectivos. Qualquer estratégia nesta área não ficará
completa sem uma avaliação da formação1 obtida pelos utilizadores, quer ela tenha sido contratada
externamente, quer tenha sido concebida e desenvolvida na própria organização.
A formação permite a capacitação das instituições para prestação de novos serviços, a sua
auto-suficiência em algumas tarefas, o incremento da melhoria noutras, mas o agente destas
mudanças são os seus trabalhadores, utilizadores internos da instituição.
Por outro lado, o acesso aos documentos e à informação que custodia, bem como aos serviços
sobre eles efectuados, e o acesso a outros serviços relacionados com a actividade arquivística,
a preservação do património ou simplesmente no âmbito da interacção com o meio
social em que o arquivo se insere, necessita, para ser eficaz, de formar os utilizadores externos
desses serviços.
Assim, temos grupos de utilizadores distintos, a que corresponderão diferentes perfis (num
único arquivo, dificilmente haverá um só perfil de utilizador!) afigurando-se-nos ser mais
adequado, aqui, uma abordagem no âmbito dos grupos.
As características desses utilizadores e o seu posicionamento face ao serviço/instituição conduzem,
naturalmente, a estratégias formativas diferentes pelo que este capítulo tem, pois,
duas partes:
Uma dedicada à formação dos utilizadores internos, trabalhadores e colaboradores dos serviços
e instituições de arquivo, bem como os dos serviços produtores da entidade onde se
integra o arquivo.
Outra versando sobre a formação de utilizadores externos, uns na procura de provas para
fins administrativos, outros na senda de informação para investigação, produção cultural ou
até actividades do foro económico.
1 Por formação ou acções de formação referimo-nos a toda e qualquer acção programada em termos metodológicas e de conteúdos,
visando um determinado objectivo. Não nos cingimos apenas às habituais sessões colectivas em sala ou laboratório.