LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
de preservação digital. A estratégia que tem sido mais utilizada para garantir o acesso no
longo prazo de documentos digitais é a conversão; devido a sua funcionalidade inerente, a
assinatura digital não pode ser migrada junto com o documento ao qual está anexada.
Diante destas dificuldades, as boas práticas têm apontado, sempre que possível, para a retirada
da assinatura digital após a captura do documento e a verificação da assinatura. Após
a verificação da assinatura devem ser registradas nos metadados informações para indicar
que o documento foi recebido com tal assinatura, e que esta foi verificada, desanexada e
apagada.
A legislação a respeito da assinatura digital varia muito de um país para outro, em alguns
casos sua manutenção é exigida por período mais longo. No entanto, ela deve ser mantida
somente pelo tempo necessário e obrigatório por lei.
Uma vez capturado no sistema, a autenticidade do documento poderá ser presumida com
base em seus metadados de identidade e nos procedimentos e ferramentas de segurança adotadas
no sistema informatizado de administração de documentos. Para isso o sistema deve
ser capaz de demonstrar que é seguro e confiável.
2. Transferência
Tradicionalmente, no contexto da gestão de documentos, o termo transferência é entendido
como a passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e do arquivo
intermediário para o permanente 4 . Assim, a transferência pode ser:
(1) para uma área de armazenamento apropriada sob controle da instituição produtora;
para uma instituição arquivística, que ficará responsável pela custódia do documento;
(2) A ISO 15489, que dispõe sobre gestão de documentos prevê, ainda, o uso do termo
transferência para outras situações, que pode ser entendida de forma mais ampla como
também:
(3) para uma outra organização que assume a responsabilidade pelas funções e atividades no
caso de reestruturação, venda ou privatização;
(4) para uma área de armazenamento gerenciada em nome do órgão ou entidade por um
fornecedor independente com quem tenham sido estabelecidos arranjos contratuais
apropriados; ou ainda,
(5) transferência da responsabilidade pela administração para uma autoridade apropriada enquanto
o armazenamento físico do documento está sob a guarda do órgão ou entidade.
Todos esses procedimentos precisam ser formalizados, registrados e realizados de forma controlada.
Quando a transferência dos documentos envolve a mudança de custódia para outra
instituição, é importante formalizar as obrigações em um contrato firmado entre ambas as
partes. Além disso, os documentos transferidos devem ser acompanhados de instrumentos
que permitam sua identificação e controle.
Quando uma instituição faz uso de um sistema informatizado de administração de documentos,
este sistema deve prever funcionalidades para apoiar as ações de transferência. Em
4 No Brasil, a passagem de documentos do arquivo intermediário para o permanente é denominada recolhimento, mas nos demais
países ibero-americanos o termo transferência é empregado para ambos os procedimentos. No contexto deste trabalho
será adotado o termo transferência, que está de acordo também com a norma ISO 15489, de gestão de documentos.
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4 El sistema de administración de documentos. Captura y Transferencia.