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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
É comum a mensagem de correio eletrônico substituir outras formas de correspondência
oficial nas instituições, tanto internamente como externamente. Nestes casos, o documento
a ser capturado é a própria mensagem, que deve ser tratada de forma similar aos demais tipos
de correspondência. Nem todas as mensagens de correio eletrônico serão capturadas para
o sistema de administração de documentos, como é o caso, por exemplo, de propagandas,
spams ou mensagens pessoais.
Em outros casos, o sistema de correio eletrônico é utilizado como simples meio de transmissão.
Nesta situação, o documento arquivístico é o anexo à mensagem de correio eletrônico e
não a mensagem em si. Assim, é o anexo que deve ser capturado no sistema.
Existem ainda circunstâncias em que é necessário capturar tanto a mensagem de correio
eletrônico, como seu anexo, mantendo-se a relação entre os dois.
Para complicar ainda mais o cenário, apresenta-se a situação em que uma simples mensagem
de correio eletrônico pode trazer mais de um documento anexados a ela, que por sua vez
podem ou não estar relacionados entre si. A mensagem e cada um dos anexos devem ser capturados
como uma entidade diferente e devem ser estabelecidos os relacionamentos necessários.
Além disso, é muito comum mensagens eletrônicas conterem informações pessoais
misturadas ao registro oficial das atividades. Cada instituição deve estabelecer normas para
orientar a redação das mensagens que registram suas atividades, de forma a não se misturar
assuntos pessoais com assuntos de trabalho.
Diante deste quadro, podemos observar que a captura e o gerenciamento das mensagens de
correio eletrônico são complexos e exigem a padronização e a normatização de procedimentos.
O primeiro aspecto a ser levado em conta para a captura e gestão das mensagens de correio
eletrônico é a integração das ferramentas de correio eletrônico com o sistema de administração
de documentos da instituição. Com esta integração é possível diminuir os riscos de
duplicação de documentos, além de possibilitar o estabelecimento da relação orgânica entre
os documentos transmitidos por meio de correio eletrônico com os demais documentos
capturados no sistema de administração de documentos. As mensagens de correio eletrônico
não devem ser mantidas de forma isolada nos computadores e arquivos dos indivíduos, mas
devem ser gerenciadas e preservadas em um sistema centralizado, que reúna os documentos
em papel e todos os documentos digitais.
É bem verdade que os sistemas de correio eletrônico atuais não apresentam facilidades de
interoperabilidade para integrá-los na administração de documentos. Assim, pode se optar
por um controle intelectual das mensagens de correio eletrônico no próprio sistema de correio
eletrônico. Nesse caso, deve ser criada uma estrutura de pastas virtuais, que espelhe a
estrutura do código de classificação, da mesma forma como no sistema informatizado de
administração de documentos. Neste caso, é importante a adoção de contas institucionais,
no lugar de contas pessoais, de forma a facilitar a captura e organização das mensagens.
O processo de captura e arquivamento das mensagens de correio eletrônico deve ser automatizado
o máximo possível, de forma a garantir a confiabilidade dos documentos. Nos casos em
que esta automação for parcial, devem ser adotados procedimentos de controle que possibilitem
o rastreamento das decisões que foram tomadas. O enorme volume de mensagens de correio
eletrônico é outro fator que aponta para a necessidade de automatização de sua captura. A automatização
da captura deve também incluir o registro de metadados pelo próprio sistema.
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4 El sistema de administración de documentos. Captura y Transferencia.