LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

4 El sistema de administración de documentos. Captura y Transferencia.
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1.5 Arquivamento
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Para completar o processo de captura deve ainda ser realizado o arquivamento do documento
arquivístico.
Arquivamento é a colocação e a manutenção dos documentos capturados de forma ordenada,
de tal maneira que possam ser facilmente localizados e manuseados.
No caso dos documentos em papel, a ação de arquivar um documento, significa colocá-los
fisicamente junto com os outros documentos a ele relacionados, dentro de uma pasta devidamente
identificada. Desta forma, o documento é agrupado e relacionado com os outros
que dizem respeito a um mesmo assunto, função ou atividade, estabelecendo-se a relação
orgânica.
Colocar um documento em uma pasta é um processo consciente de determinar sua classificação
e arquivá-lo em uma sequência pré-definida; é ao mesmo tempo uma ação física
e uma ação lógica. Os documentos arquivados na pasta podem ser datados e numerados
sequencialmente, como medida de segurança. Assim, as condições de acesso e a destinação
podem ser controladas em conjunto por mecanismos predefinidos.
Já no caso dos documentos digitais, o arquivamento não está relacionado a uma ação física de
guardá-los juntos. Arquivar um documento digital significa armazená-lo em um repositório
digital e estabelecer seu relacionamento com os demais documentos que registram a ação,
por meio de ponteiros lógicos. O relacionamento com os demais documentos de um mesmo
dossiê, ou seu pertencimento a um determinado dossiê, é registrado em metadados.
No sistema informatizado de administração de documentos, a ação física de arquivamento
pode ser simulada pelo uso de uma estrutura de pastas virtuais, como por exemplo, a estrutura
de diretórios de um ambiente de trabalho do windows. Neste caso, são criadas pastas,
de acordo com as classes previstas no plano de classificação utilizado pela instituição, e os
documentos são arquivados nestas pastas virtuais. O ambiente criado simula a ação física
de colocar um documento dentro de uma pasta, embora o que o sistema faz na verdade é
registrar a relação nos metadados do documento.
Do mesmo modo como nos documentos em papel, os documentos digitais capturados em
um sistema e arquivados em repositórios podem ser datados e numerados sequencialmente
por medida de segurança. Neste caso, as informações de data e numeração são também registradas
em metadados.
1.6 Captura de mensagens de correio eletrônico
O correio eletrônico vem sendo muito utilizado para a transmissão e recebimento, por meio
de redes de computadores, tanto de mensagens simples como de outros documentos digitais
anexados às mensagens. Pode ser utilizado dentro de uma instituição ou entre distintas
instituições. Importante notar que as mensagens de correio eletrônico não são documentos
arquivísticos per si; a pertinência e a importância das mensagens e seus anexos devem
ser avaliadas para se considerar a possibilidade ou não de sua captura. Os requisitos para
seu reconhecimento como documentos arquivísticos dependem da análise específica de sua
função e natureza. Os documentos produzidos e recebidos por meio de um sistema de correio
eletrônico devem ser gerenciados de acordo com o conteúdo da mensagem.