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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales Além destas, podem ser registradas também outras informações mais detalhadas sobre o documento, que complementam sua identificação, bem como assinalam suas características tecnológicas ou algum aspecto ou ação relacionados ao seu controle e gestão. Podem ser citados como exemplo: Data e hora de produção Data e hora de transmissão Data e hora de recebimento Classificação Atribuída de acordo com o plano de classificação em uso na instituição Prazo de guarda Indicação do prazo estabelecido em tabela de temporalidade para o cumprimento da destinação. Pode ser conferido automaticamente pelo sistema, a partir da classificação que foi atribuída ao documento. As instituições devem estabelecer uma tabela de temporalidade associada ao plano de classificação para possibilitar esta automação. Indicação de anexo Indica se o documento tem anexos. Importante para registrar a existência de anexos de um determinado documento, apoiar o controle de sua integridade e facilitar o acesso. Restrição de acesso Indicação dos níveis de acesso ao documento a partir da classificação da informação quanto ao grau de sigilo e restrição de acesso. As instituições devem estabelecer as normas para a classificação de sigilo de acordo com suas necessidades e com base na legislação. Assunto / Descritor Palavras-chave que representam o conteúdo do documento. Relações com outros documentos Associações a documentos diferentes que podem estar relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se referirem à mesma pessoa ou situação Dependências de software Formato, software e versão em que o documento foi produzido ou capturado Dependências de hardware Componente de hardware específico (dispositivo de entrada, saída, processador etc.) necessário para apresentação do documento. Outras dependências Máscaras de formatação (template) necessárias para apresentar o documento Localização física Local de armazenamento atual do documento. Esta informação é importante para o controle e localização de documentos não digitais e de documentos digitais armazenados off-line em mídias externas, como CD, DVD etc. 277 4 El sistema de administración de documentos. Captura y Transferencia.
4 El sistema de administración de documentos. Captura y Transferencia. 278 Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales Conforme já mencionado, no protocolo costumam ser registrados os documentos recebidos, os enviados para fora da instituição, e mesmo os que tramitam internamente. No entanto, um sistema informatizado de administração de documentos deverá capturar também aqueles documentos digitais que não tramitam, em geral são arquivados imediatamente na mesma unidade que os produziu. Somente desta forma o sistema será capaz de administrar todos os documentos que integram o acervo da instituição. Alguns exemplos desses documentos são os dossiês de pasta funcional, registros financeiros, prontuários médicos, folhas de pagamento, dentre outros. 1.2 Classificação A classificação do documento é uma ação de fundamental importância para apoiar o controle do ciclo de vida do documento, que deve ser feita no momento da captura, com base no plano de classificação adotado na instituição. A classificação determina o agrupamento de documentos em unidades menores, como processos e dossiês, e o agrupamento destas em unidades maiores, como séries, formando e estruturando o arquivo do órgão ou entidade. A classificação também define a ordenação física dos documentos, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação. A classificação tem por objetivos: (1) Estabelecer a relação orgânica entre os documentos.O estabelecimento da relação orgânica se faz na medida em que os documentos que registram uma mesma atividade ficam reunidos em uma mesma classe. (2)Assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo. Uma vez que o registro das atividades de uma instituição pode variar ao longo do tempo - a forma documental, o suporte, a tecnologia do documento que registra uma mesma atividade pode ser alterada sucessivamente ao longo da existência da instituição. Desta forma, o uso da mesma classe para as sucessivas formas documentais que a fazem o registro daquela mesma atividade permite seu relacionamento e agrupamento. (3) Auxiliar a recuperação de todos os documentos arquivísticos relacionados a determinada função ou atividade. Uma vez que todos os documentos e suas formas foram classificados em uma mesma classe, e desta forma agrupados, podem ser recuperados em conjunto. (4) Possibilitar a avaliação de um grupo de documentos de forma que os documentos associados sejam transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto. A avaliação e a seleção dos documentos para transferência e descarte podem ser feitas com relação a um grupo de documentos, que pertence a uma mesma classe e que já cumpriu um determinado prazo de retenção. Nota: O item 7.2 apresenta maiores detalhes com relação à classificação de documentos arquivísticos.
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