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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales integrados ao sistema informatizado de administração de documentos, e posteriormente capturados. Nesta situação o registro, a classificação, a indexação, a atribuição de restrição de acesso e o arquivamento devem ser realizados pelo responsável pela captura. (3) Captura em lote de documentos produzidos fora do sistema O sistema informatizado pode capturar também conjuntos homogêneos de documentos produzidos externamente, como por exemplo, faturas diárias de vendas, demonstrativos mensais de pagamento de pessoal ou qualquer lote de documentos gerados por sistema de informação, que é exportado para inclusão no sistema de administração de documentos. Neste caso deve ser feito o registro, a classificação, a indexação, a atribuição de restrição de acesso e o arquivamento de cada documento contido no lote. Como o lote é composto por documentos homogêneos, estas ações podem ser feitas de forma automática, e depois validadas pelo responsável pela captura. É importante notar que, mesmo quando a captura é feita de forma automatizada existe sempre uma pessoa responsável pela inclusão de metadados adicionais e/ou pela validação do procedimento. Os sistemas informatizados de administração de documentos podem incluir tanto documentos digitais como documentos não digitais. No caso dos documentos não-digitais, a captura do documento equivale ao seu registro e a inclusão de metadados para o controle de seu ciclo de vida; ela pode opcionalmente incluir a associação a uma cópia digitalizada do documento, a fim de facilitar seu acesso. Já os documentos digitais devem ser necessariamente incluídos no sistema informatizado, junto com os metadados, e podem ser acessados diretamente por meio do sistema. A captura é um procedimento complexo, efetivado por meio da execução de diversas ações: registro, classificação, indexação, atribuição de restrição de acesso e arquivamento. No transcorrer destas ações são registrados uma série de metadados, como: código de classificação; descritores; número de protocolo; número de registro; data e hora de produção, da transmissão e do recebimento do documento; nome das pessoas envolvidas, dentre outros. Os metadados podem ser registrados em vários níveis de detalhamento, dependendo das necessidades geradas pelos procedimentos da instituição e do seu contexto jurídico-administrativo. Os metadados são essenciais para identificar o documento arquivístico de maneira inequívoca e mostrar sua relação com os outros documentos. 1.1 Registro O registro é a formalização da captura no sistema de administração de documentos, ele é realizado pela incorporação do documento e atribuição de um identificador único, e pode ser complementado com outras informações a respeito do documento. Em um sistema informatizado essas informações correspondem aos metadados do documento. Na maior parte dos países ibero-americanos costuma-se controlar os documentos por meio do registro de protocolo. Neste procedimento é atribuído um número progressivo (número de protocolo) e são registradas informações de alguns elementos essenciais, de acordo com formulário pré-estabelecido. 275 4 El sistema de administración de documentos. Captura y Transferencia.
4 El sistema de administración de documentos. Captura y Transferencia. 276 Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales As atividades de protocolo visam o controle dos documentos produzidos e recebidos que tramitam na instituição, garantindo sua localização, recuperação e acesso. Os documentos recebidos são registrados no protocolo, que lhes atribui o número de protocolo, registra as demais informações definidas pela instituição, e a seguir distribui os documentos nas unidades destinatárias. Os documentos enviados para outras instituições são também registrados no protocolo antes de serem remetidos, em muitos casos também se faz o registro no protocolo dos documentos produzidos na instituição que tramitam internamente, entre as diversas unidades. Os documentos podem ser registrados individualmente no sistema, recebendo um número identificador, como também podem receber o número do processo ao qual pertencem. Na administração pública de alguns países ibero-americanos é comum a formação de processos em situações determinadas, estes devem ser autuados por uma unidade protocolizadora. Um processo é um dossiê que tem regras bastante rigorosas para sua formação, inclusão de documentos e registro de informações. Ele inclui despachos, pareceres técnicos, anexos, e todos os documentos necessários ao registro do andamento da ação, que tem que ser inseridos de forma controlada e de acordo com normas específicas para a utilização dos serviços de protocolo. Ao identificar a necessidade de formação de processo, os documentos iniciais são encaminhados à unidade de protocolo, que irá proceder a abertura do processo. No momento da autuação é atribuído um número de processo, que é formado a partir de parâmetros estabelecidos por normas que garantam sua unicidade e integridade. No momento do registro devem ser registradas informações básicas que identificam o documento: Número identificador Pode ser o número de protocolo; este número deve ser atribuído pelo sistema de forma controlada no ato da captura. Data e hora do registro Descrição abreviada ou o título do documento Palavra, frase ou grupo de caracteres que nomeiam o documento. Pode ser formal (designação registrada no documento) ou atribuído (designação providenciada para identificação de um documento formalmente desprovido de titulo) Nome do produtor Pessoa física ou jurídica responsável pela produção do documento arquivístico Nome do autor Pessoa física com autoridade e capacidade para emitir o documento ou em nome da qual ou sob cujo comando o documento é emitido Nome do redator Pessoa física responsável pela elaboração do conteúdo do documento Nome do originador Pessoa física ou jurídica designada no endereço eletrônico em que o documento foi enviado – esta informação refere-se aos documentos recebidos por meio de correio eletrônico, e é particularmente importante porque é o originador quem tem a responsabilidade legal pela autoria do documento Nome do destinatário Organização ou pessoa para quem o documento foi dirigido – no caso de pessoa deve incluir a identificação do cargo Nome do(s) arquivo(s) Nome do arquivo ou dos arquivos que compõem o documento capturado.
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