LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
integrados ao sistema informatizado de administração de documentos, e posteriormente
capturados. Nesta situação o registro, a classificação, a indexação, a atribuição de restrição
de acesso e o arquivamento devem ser realizados pelo responsável pela captura.
(3) Captura em lote de documentos produzidos fora do sistema
O sistema informatizado pode capturar também conjuntos homogêneos de documentos
produzidos externamente, como por exemplo, faturas diárias de vendas, demonstrativos
mensais de pagamento de pessoal ou qualquer lote de documentos gerados por sistema de
informação, que é exportado para inclusão no sistema de administração de documentos.
Neste caso deve ser feito o registro, a classificação, a indexação, a atribuição de restrição de
acesso e o arquivamento de cada documento contido no lote. Como o lote é composto por
documentos homogêneos, estas ações podem ser feitas de forma automática, e depois validadas
pelo responsável pela captura.
É importante notar que, mesmo quando a captura é feita de forma automatizada existe
sempre uma pessoa responsável pela inclusão de metadados adicionais e/ou pela validação
do procedimento.
Os sistemas informatizados de administração de documentos podem incluir tanto documentos
digitais como documentos não digitais. No caso dos documentos não-digitais, a
captura do documento equivale ao seu registro e a inclusão de metadados para o controle
de seu ciclo de vida; ela pode opcionalmente incluir a associação a uma cópia digitalizada
do documento, a fim de facilitar seu acesso. Já os documentos digitais devem ser necessariamente
incluídos no sistema informatizado, junto com os metadados, e podem ser acessados
diretamente por meio do sistema.
A captura é um procedimento complexo, efetivado por meio da execução de diversas ações:
registro, classificação, indexação, atribuição de restrição de acesso e arquivamento. No
transcorrer destas ações são registrados uma série de metadados, como: código de classificação;
descritores; número de protocolo; número de registro; data e hora de produção, da
transmissão e do recebimento do documento; nome das pessoas envolvidas, dentre outros.
Os metadados podem ser registrados em vários níveis de detalhamento, dependendo das
necessidades geradas pelos procedimentos da instituição e do seu contexto jurídico-administrativo.
Os metadados são essenciais para identificar o documento arquivístico de maneira inequívoca
e mostrar sua relação com os outros documentos.
1.1 Registro
O registro é a formalização da captura no sistema de administração de documentos, ele é
realizado pela incorporação do documento e atribuição de um identificador único, e pode
ser complementado com outras informações a respeito do documento. Em um sistema informatizado
essas informações correspondem aos metadados do documento.
Na maior parte dos países ibero-americanos costuma-se controlar os documentos por meio
do registro de protocolo. Neste procedimento é atribuído um número progressivo (número
de protocolo) e são registradas informações de alguns elementos essenciais, de acordo com
formulário pré-estabelecido.
275
4 El sistema de administración de documentos. Captura y Transferencia.