LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

4 El sistema de administración de documentos. Captura y Transferencia.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
(2) estabelecer a relação orgânica3 dos documentos que integram o arquivo da instituição.
Relação orgânica é a relação mantida entre os documentos arquivísticos que pertencem a
uma mesma agregação (dossiê, série ou fundo). A inclusão de um documento em uma mesma
agregação é definida pelo fato de registrarem a mesma ação/atividade. A medida que a
ação ou atividade vai se desenvolvendo, os documentos são produzidos, inseridos no sistema
e relacionados, de forma incremental.
A relação orgânica é estabelecida quando um documento é retido, ou seja, incluído no sistema
de arquivos, e, desta forma, conectado a outro documento no curso de uma ação ou
atividade.
Tradicionalmente, nos documentos em papel a relação orgânica pode ser expressa pela ordem
física dos documentos arquivísticos inseridos em uma pasta ou processo, e também
pelo código de classificação ou número de protocolo ou registro.
No caso dos documentos digitais, a relação orgânica é registrada nos metadados, como o código
de classificação e o número de processo ou dossiê. Nos documentos digitais, a inserção
de um documento em uma pasta, processo ou dossiê é feita por meio de ponteiros, ou seja,
links do sistema informatizado que o gerencia. Não existe necessariamente um agrupamento
físico, e desta forma a única forma de expressar a relação orgânica de forma permanente é
registrando-a em metadado.
Formas de captura em sistema informatizado de administração de documentos:
Os documentos capturados em um sistema de administração de documentos tanto podem
ser produzidos internamente, como recebidos de outras instituições. Os documentos digitais
podem chegar por canais de comunicação diversos - transmitidos pela rede local, por redes
externas, por meio de correio eletrônico ou mesmo correio postal (em mídias removíveis,
como CD, DVD, pen drive). O volume e a freqüência de recebimento dos documentos podem
ser muito variados e a captura no sistema deve ser capaz de atender a esta diversidade,
podendo ser realizada de diversas formas:
(1) Captura individual de documento produzido de forma integrada ao sistema
É o caso de sistemas informatizados de administração de documentos que tem funcionalidades
para apoiar a produção de determinados tipos de documentos, como por exemplo, a
produção de correspondência oficial. Nesta situação o documento é produzido de forma automatizada,
fazendo-se uso de modelos ou formulários pré-definidos, sendo capturado pelo
sistema em seqüência à sua produção, também de forma automática. Caso esteja prevista
alguma tramitação interna para o documento, pode também ser inserido de forma automática
no fluxo definido para ele. Como a produção está integrada no sistema informatizado, o
registro e a inclusão de metadados podem ser automatizados e facilitados, e posteriormente
complementados.
(2) Captura individual de documento produzido fora do sistema
É o caso dos documentos recebidos ou dos produzidos na instituição em aplicativos não
3 No contexto brasileiro, o termo “relação orgânica” deve ser entendido como equivalente a “vínculo arquivístico”, ou “archival
bond” em inglês e “vincolo archivistico” em italiano. É também empregado em alguns países de língua espanhola como “vincolo
archivístico”.