LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

4.5
1. Captura
Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Captura y Transferencia
Claudia C. M. Lacombe Rocha
Arquivo Nacional. Coordenação-Geral de Gestão de Documentos Gestão de
Documentos Digitais (Brasil)
Captura é a incorporação de um documento no “sistema de administração de documentos”,
também chamado de “sistema de gestão de documentos” 1 .
Uma vez capturado no sistema, o documento passa a seguir as rotinas de tramitação e arquivamento,
conforme definido na instituição. O documento pode ser incluído em um fluxo
de trabalho e ser arquivado posteriormente quando o fluxo estiver encerrado, ou ser arquivado
imediatamente após a captura, quando não houver necessidade de tramitação.
Objetivos da captura:
(1) identificar o documento como documento arquivístico
Os documentos que exigem captura são aqueles que responsabilizam uma instituição ou indivíduo
por uma ação; documentam uma obrigação ou responsabilidade ou estão relacionados
à prestação de contas da instituição. Nem todos os documentos recebidos ou produzidos
em uma instituição irão integrar seu arquivo2 . A título de exemplo, no caso de documentos
recebidos, não devem ser capturadas as correspondências de caráter pessoal, material de
marketing ou propaganda; no caso de documentos produzidos, em geral, rascunhos de documentos,
minutas e anotações também não irão fazer parte do arquivo.
Os documentos arquivísticos, denominados records na língua inglesa, são aqueles que foram
produzidos no decorrer de uma ação ou atividade e retidos para ação futura ou referência.
A expressão “retido” deve ser entendida como a inclusão do documento no sistema de arquivos;
pode também ser traduzida como sua captura no sistema, seja ele informatizado ou
não. Assim, é possível dizer que a partir da captura os “documentos” (documents) passam a
ser “documentos arquivísticos” (records).
Assim, é importante que o programa de gestão de documentos da instituição defina quais
documentos devem e quais não devem ser capturados. As decisões sobre quais documentos
serão capturados e por quanto tempo devem ser mantidos, devem ser consideradas no
momento da concepção do sistema de administração de documentos e tem que levar em
conta a legislação vigente, as exigências quanto à transparência e o exercício das atividades
da instituição, além do grau de risco decorrente da não captura de um documento.
1 Embora no Brasil seja tradicionalmente empregado o termo “sistema de gestão de documentos”, neste texto será utilizado o
termo “sistema de administração de documentos”, de forma a compatibilizar com o conjunto desta obra.
2 Neste caso o termo arquivo é entendido como o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma instituição no
desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.
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4 El sistema de administración de documentos. Captura y Transferencia.