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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
responsabilidad, que pasa del gestor al archivero; a partir de ese momento se aplicarán una
serie de políticas de acceso, migración, acciones de conservación y destrucción que en las fases
anteriores no se han considerado; igualmente, al ingresar en el archivo la documentación
junto con sus metadatos y las correspondientes firmas, se añadirá un sello o firma que servirá
para asegurar su integridad y su autenticidad a lo largo de su vida, lo que puede liberar de la
tarea de mantener el sistema de verificación de firmas indefinidamente.
5.4.3 Destrucción
El sistema nos permite asegurar un control previo de la destrucción, que se planificará,
como hemos visto, de acuerdo con las decisiones de valoración. La realización efectiva de la
destrucción se realizará mediante sistemas que aseguren el borrado completo sin posibilidad
de reconstrucción.
Igualmente es importante definir qué metadatos del conjunto de los generados durante la
vida del documento deben ser conservados y cuáles pueden ser eliminados cuando se destruye
este.
Entre los metadatos que deben conservarse están indudablemente los referidos a la planificación
y realización de los eventos de destrucción.
6. Conclusiones
La valoración de los documentos está adquiriendo una posición central en los sistemas de
gestión documental. Quizá uno de los aspectos más relevantes a nivel internacional en estos
últimos años ha sido la inclusión de documentos electrónicos auténticos en la gestión
cotidiana de las organizaciones (e-comercio, e-administración...). Esta realidad ha generado
un intenso proceso de cambio jurídico y legislativo, en el que actualmente están inmersas
las organizaciones, uno de cuyos elementos más destacados es la obligatoriedad de transparencia
administrativa, lo cual implica que la gestión de los documentos en el seno de las
organizaciones debe ser trazable. La tendencia de la legislación es a sancionar duramente la
destrucción irregular de documentos.
Por otra parte, cada vez hay mas voces que inciden en la necesidad de coordinación y colaboración
entre los sistemas archivísticos de las diversas administraciones en materia de valoración
de documentos: esta coordinación permitiría una visión más amplia y una aproximación funcional
mas adecuada.: “Systematic approaches suggest that cooperation among institutions
and programmes, on a number of levels, is a useful support not only for appraisal but also for
the acquisitions of any one.” 37 En este sentido consideramos muy interesante la aportación de
la Sección de Asociaciones Profesionales de Archiveros y Gestores Documentales del Consejo
Internacional de Archivos en su documento Creación de un calendario de conservación para las
asociaciones profesionales de archiveros y gestores documentales38 , que propone un modelo general
cuya adaptación a cada organización deberá ser realizado a través de un programa de 15 pasos.
Quizá sea este el sistema a utilizar para aprovechar las sinergias de trabajo entre archivos y fondos
documentales de las mismas características: la creación de modelos y su adaptación a las
circunstancias específicas de cada uno de los archivos y fondos.
37 CRAIG, Barbara, Archival Appraisal, theory and practice. München: K.G. Saur, 2004, p. 97.
38 Disponible en http://www.archiveros.net/wp-content/uploads/2009/11/calendario-conservacion-asociaciones-archiveros.pdf
[consulta 12/11/2009].