LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
se determinan una anchura y longitud de las tiras de papel y para los niveles más altos de
seguridad, también se determina el tamaño de las partículas.
La empresa tiene que hacerse responsable de la documentación desde que se la lleva del
archivo hasta su completa destrucción, y por lo tanto debe firmar un recibí del listado de
documentación. Este listado puede ser el mismo que hemos utilizado para localizar en nuestros
depósitos las unidades de instalación, debidamente fechado y firmado (ver modelo en
Anexo 3).
Los documentos deben ser protegidos y custodiados por el archivo hasta que se entreguen
a la empresa, con las medidas de seguridad habituales y suficientes para evitar accesos no
permitidos.
La recogida debe ser dirigida y vigilada por personal del archivo en todo momento, para evitar
confusiones. Igualmente se debe presenciar la carga del vehículo de transporte, haciendo
especial incidencia en que no se debe dejar jamás sin vigilancia o con la documentación a
medio cargar. El transporte debe hacerse en un vehículo cerrado (nunca una camioneta
abierta) y debe dirigirse directamente al lugar de destino. Hay transportes que llevan destructoras
incorporadas en su interior, de tal manera que la destrucción se realiza sobre la
marcha, aunque lo normal sigue siendo que la documentación sea trasladada a las instalaciones
de la empresa donde se procede a su trituración. En todo caso se puede exigir a la
empresa que una persona del archivo esté presente en el traslado y destrucción física o bien
que todo el proceso sea grabado.
El método de destrucción debe ser la trituración, que debe hacerse en el momento de llegar
a las instalaciones y no posteriormente.
De la destrucción debe quedar constancia a través de un acta de eliminación34 en la que,
al menos, se indique la fecha de la eliminación, la documentación afectada (series, fechas y
signaturas) y el acuerdo del órgano resolutorio por el que se lleva a cabo.
Respecto al nivel de detalle de las actas de eliminación, y siempre que mantengamos el control
pormenorizado a través de los instrumentos de control y descripción (véase mas abajo),
no ha de ser excesivamente minucioso: es suficiente con la indicación de la serie, la fecha y las
signaturas de las unidades de instalación. Las actas deben ser manejables y comprensibles.
5.2.5 Control y registro
De la realización de la eliminación debe darse cuenta al órgano que aprobó los calendarios
de valoración, bien sea una comisión propia, superior, un órgano de gobierno, etc. Esto se
puede llevar a cabo cada vez que se realice una destrucción o bien cuando la comisión se
reúna, en caso de ser una comisión propia. Puede incluirse por lo tanto en el orden del día
(comisión propia) o mediante un oficio en el que se informe de lo destruido con copia del
acta de eliminación.
Por otra parte, hay que adecuar los instrumentos de control y descripción del archivo a la
nueva situación, manteniendo a ser posible los registros correspondientes a la documentación
expurgada, con indicación de la fecha en que ha sido destruida. En función del tipo de
aplicación con la que cuente el archivo esta operación se realizará de forma automática, pero
34 Ver modelo en Anexo IV.
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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.