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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
tal manera que no elijamos una técnica que se demuestre imposible o muy complicada de
llevar a la práctica, bien porque requiera la manipulación de grandes cantidades de documentación,
o porque no se adapte a la forma en que está ordenada y descrita esta documentación,
y por lo tanto la realización del muestreo requiera una cantidad de trabajo previo que
resulte imposible de asumir por el archivo. Por otro lado, hay que pensar en cómo accederá
el usuario en el futuro a esta información, es decir, de qué manera se podrá utilizar esa muestra
para recomponer el total, y hasta qué punto la decisión de guardar una muestra va a ser
realmente útil para el investigador de mañana. Para ello será de especial interés la opinión
de los expertos en investigación (historiadores fundamentalmente). La tercera cuestión que
no debemos olvidar es dejar registrado el tipo de muestreo y la forma y fecha efectiva de
realización, y actualizados los instrumentos de descripción correspondientes. Cuantos más
datos ofrezcamos sobre las decisiones tomadas y las acciones efectuadas más fácil será en el
futuro utilizar esa muestra.
Una vez elegido un método no es conveniente cambiarlo a la ligera, ya que precisamente
su utilidad está en la continuidad a través del tiempo de muestras iguales elegidas bajo los
mismos criterios para poder realizar estudios comparativos. En series abiertas sin embargo es
necesario revisar porque pueden cambiar las condiciones a lo largo del tiempo, por ejemplo
el volumen total (lo que debería implicar un cambio en el porcentaje de la muestra), o el
ámbito geográfico, etc. Esta revisión suele sin embargo limitarse a cuestiones como el tamaño
de la muestra más que al propio método de muestreo.
Las principales técnicas de muestreo se enumeran a continuación. Hay que señalar que de
todas ellas las únicas que realizan un auténtico muestreo, estadísticamente fiable, son las dos
últimas:
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Técnica del ejemplar: realmente no es un muestreo, sino simplemente la selección de
algún ejemplar de tal manera que quede constancia de cómo se tramitaba o gestionaba y
de qué tipo de documento se trataba. Cuando tras la valoración se decide la eliminación
total de la serie, es práctica habitual conservar uno o varios ejemplos simplemente como
muestra que permita conocer qué es exactamente lo que se está eliminando.
Muestreo selectivo: consiste en elegir determinados documentos por su importancia o
significación, porque se considera que tienen valor para fines de investigación. Puede ser
una selección hecha para destacar situaciones excepcionales (como sería el caso de conservar
los documentos referidos a personas de especial importancia para la vida política
o cultural de un país) o precisamente por lo contrario, porque se consideran ejemplos de
normalidad, casos típicos. La elección de estos documentos será a buen seguro diferente
en función de quién sea el seleccionador, es decir, es una técnica totalmente subjetiva,
que producirá una visión sesgada de la realidad, inútil para el análisis estadístico. Además
normalmente el poco tiempo transcurrido entre la creación del documento y el momento
de la selección de la muestra impide tener siquiera una perspectiva suficiente. En algunos
países, como en Estados Unidos, se ha llegado a utilizar esta técnica de tal forma que se
seleccionaban los expedientes por su grosor (far file method). Está claro que debe utilizarse
solo con carácter excepcional, y que no está indicado para series homogéneas.
Muestreo numérico o seriado: es aquél en el que se establece previamente una pauta de
selección según la cual se conservan determinados elementos. Se decide el tamaño de
la muestra a conservar y por lo tanto el intervalo entre las unidades. Es decir, la primera
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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.