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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
nada. Normalmente serán cajas completas u otras unidades de instalación. Este listado,
obtenido directamente de la aplicación informática o elaborado en el momento, será el
instrumento esencial para controlar la localización de la documentación expurgable (ver
modelo en Anexo 3).
Preparación de la documentación
Una vez localizada la documentación que debe ser eliminada hay que prepararla: extraer la
documentación de su emplazamiento y agruparla manteniendo siempre los datos de identificación
y localización para poder posteriormente corregir los instrumentos de control y
descripción. Si las unidades de instalación que debemos eliminar son muchas o no disponemos
de un lugar donde agruparlas, puede ser suficiente con marcar de manera clara las cajas
objeto de eliminación, por ejemplo con una pegatina grande y de color fuerte en el lomo.
Es conveniente revisar varias veces y por diversas personas que las listas de eliminación se
corresponden con las unidades marcadas y que no hay error posible.
5.2.3 El muestreo
El muestreo es una forma de selección, y consiste fundamentalmente en separar y conservar
parte la documentación que será excluida de la eliminación, de tal forma que esta parte sea
representativa de las características y el contenido de la totalidad. Está basado en la idea de
que una parte del todo adecuadamente elegida puede representar a ese todo, que puede ser
reconstruido con un índice de error muy bajo.
El muestreo tiene como finalidad reducir el volumen de las series documentales seleccionadas,
pero siempre que no se produzca una pérdida significativa de la información, de tal manera
que el resultado sea representativo del conjunto y se pueda utilizar para la investigación a través
de estudios estadísticos que permitan extrapolar los datos y sacar conclusiones generales.
La realización de los muestreos resulta complicada; para comprobarlo solo hay que constatar
que no existe prácticamente bibliografía sobre este tema, por el que todos los manuales pasan
como de puntillas. No es de extrañar: la tendencia en los sistemas de valoración a utilizar el
muestreo (muchas veces para cubrir una cierta inseguridad en las decisiones de eliminación)
se enfrenta a la dificultad de llevarlo a la práctica y al poco control del aspecto científico del
asunto. Lo que quiere decir que es muy fácil optar por el muestreo a la hora de la valoración
pero muy difícil asegurar que ese muestreo se realiza correctamente y, aún más importante,
que realmente va a servir para algo, es decir, que es representativo del conjunto.
El órgano encargado de la valoración no debe utilizar el muestreo como una forma de guardarse
las espaldas, de esconder el sentimiento de culpabilidad o de mal menor ante el miedo
a tomar la decisión de la eliminación. Debemos reflexionar y asegurarnos de que el muestreo
es necesario, posible y útil, y además elegir el mejor sistema y volumen para cada caso.
Las ventajas de la utilización del muestreo son claras: para los archivos, el ahorro de espacio y
tiempo, ya que conservando una pequeña parte se mantienen las posibilidades de estudio futuras;
para los investigadores supone menos esfuerzo al estar la información más concentrada.
Normalmente se utiliza para series muy homogéneas y voluminosas, pues es en las únicas en
las que el resultado es fiable y la inversión de tiempo y esfuerzo resulta rentable.
Al decidir un muestreo, en el momento de la valoración, es fundamental tener en cuenta
varios aspectos: en primer lugar, cómo y en qué condiciones se va a realizar el muestreo, de