LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
y de la normativa, así como tener contacto estrecho con el departamento de informática,
el departamento jurídico y otros departamentos transversales que puedan proporcionar al
archivo la información que necesita. Además, es necesario llevar a cabo revisiones periódicas
por departamentos de los acuerdos tomados.
Por otra parte, el sistema de valoración tiene que contemplar la forma de reflejar esos cambios
pero conservando la información sobre los formularios y sobre los acuerdos tomados
con anterioridad. Debe consignarse la fecha del cambio, para que el archivo pueda justificar
las acciones tomadas en función de acuerdos ya no vigentes. Es especialmente importante,
por lo tanto, mantener un “histórico” de los acuerdos tomados sobre una serie documental
a través del tiempo, con expresión de las fechas.
5.2.2 La realización de las eliminaciones
El proceso de eliminación de los documentos debe estar bajo un estricto control, tanto respecto
a la correcta puesta en práctica de los calendarios de valoración aprobados como en lo
que se refiere a la propia destrucción. Además debe quedar perfectamente documentada, de
tal forma que en el futuro se pueda conocer qué, cómo y cuándo se eliminó.
Fase previa
Puede existir una fase previa, según el sistema en el que estemos inmersos: algunos sistemas
exigen que cada vez que se vayan a poner en práctica los acuerdos de valoración se informe
previamente a la propia comisión o al órgano resolutorio correspondiente. Resulta, a nuestro
juicio, un tanto redundante, pero puede ser útil en los casos en que no haya confianza en
la puesta en práctica de los acuerdos, y se prefiera fiscalizar previamente que lo que se va a
destruir es resultado de la correcta aplicación de los acuerdos, sin errores que, una vez realizada
la eliminación, ya no se pueden subsanar. Por ejemplo, cuando la eliminación se realiza
en los archivos de oficina y no podemos asegurar que las personas que los vayan a poner en
práctica estén bien formadas y conozcan la documentación y el proceso de eliminación a la
perfección. O en sistemas muy grandes que, por lo menos en las primeras fases de implantación,
prefieren asegurarse de que no se cometen equivocaciones.
Localización de la documentación que se debe eliminar
A través de los instrumentos de control del archivo localizaremos las unidades de instalación
pendientes de eliminación. Para ello habremos realizado previamente la tarea de asociar cada
uno de los ingresos con su valoración. Esta tarea puede ser realizada de forma automática por
el sistema de gestión informática, si contamos con una aplicación integral, o por el personal
del archivo directamente: en el momento del ingreso se relaciona cada unidad de instalación
con su serie y por lo tanto se calcula la fecha de eliminación prevista según los acuerdos de
valoración (norma ISAD, 3.3.2: valoración, selección y eliminación). Esta fecha se incluye
en la descripción de la unidad de instalación de tal manera que cuando llega el momento
de la eliminación anual una simple consulta nos basta para saber qué documentación está
pendiente de destrucción.
Hay otros sistemas como son la elaboración de listas de eliminación, en el caso de que no
contemos con ninguna aplicación informática, o la selección de series muy voluminosas y
determinadas.
En este momento es muy útil elaborar una lista con la documentación que va a ser elimi-
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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.