LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS

Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
directivo que, dentro de una organización, tiene asignada la responsabilidad última de la
gestión de documentos (secretario general, director administrativo…). Fecha de aprobación
y nombre del órgano resolutorio que tiene la competencia para ello.
Observaciones
Hacer constar aquella información que no ha podido ser reflejada en ninguno de los apartados
propuestos y que se considera que tiene el suficiente interés.
Fecha
Elaboración del estudio o aprobación por el órgano correspondiente
Fechas de modificación del estudio
5. La aplicación práctica de los acuerdos
El objetivo final de los procesos de valoración de series es llevar a la práctica los acuerdos y,
por lo tanto, transferir la documentación en los plazos señalados, destruir la documentación
que no tenga valor en el momento indicado y aplicar los acuerdos de acceso.
La puesta en práctica de los acuerdos variará en función del centro archivístico y del sistema
en el que nos encontremos. Sin embargo, en todos ellos, sea cual sea el sistema o el centro,
es fundamental controlar cuidadosamente el proceso y documentarlo de forma rigurosa,
especialmente cuando hablamos de selección.
En todo caso debemos contemplar que la aplicación de los resultados de la valoración (transferencia
de documentos o destrucción) debe ser considerada como una acción propia del
sistema de gestión de documentos. Dichas acciones han de realizarse de forma absolutamente
normalizada y regular. La eliminación de documentos ha de llevarse a cabo en el
momento que determine el calendario de conservación de los documentos. No debemos
conservar documentos evaluados durante más tiempo del establecido si no es por una causa
justificada, y este es un principio que la profesión debe incorporar. Por ejemplo, ¿con qué
argumentos podríamos justificar ante los ciudadanos (e incluso ante nuestra organización)
una eventual conservación de documentos con datos personales más tiempo del establecido
por los calendarios de conservación?
5.1 Transferencias
El primer resultado de la aplicación de un sistema de evaluación es la capacidad de organizar
y programar las transferencias de documentación de cada dependencia de acuerdo con las
decisiones tomadas. Esto implica no aceptar (y tener para ello como respaldo un acuerdo
tomado por un órgano de gobierno) las transferencias fuera del sistema establecido, con las
lógicas excepciones motivadas por problemas de espacio o riesgo que serán evaluadas por
el propio archivo. De esta forma los ingresos serán solo los adecuados: solo ingresará en el
archivo la documentación pertinente, lo que nos evitará trabajo innecesario en la recepción,
control y acondicionamiento de documentación eliminable.
Un sistema integral de gestión permitirá además que establezcamos un calendario de transferencias
basado en la valoración previa, calendario que nos ayudará a gestionar y sistematizar
los ingresos.
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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.