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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Selección
Propuesta concreta del plazo de conservación de los documentos. En este punto nos encontramos
con tres alternativas:
•
•
•
•
Conservación permanente e íntegra de la documentación: Se considera que es una serie
con un alto valor secundario y que debe conservarse íntegramente para su uso futuro por
parte de investigadores.
Conservación parcial: En este caso se considera que no es necesario conservar todo el volumen
de documentación de esa serie documental. La autoridad archivística, de acuerdo
con las características de la serie documental y la información que desee preservar para el
futuro, debe determinar cuál es la técnica de muestreo más adecuada a aplicar. El objetivo
de estas técnicas es reducir el volumen de documentos sin perder excesiva información.
Destrucción total: Los documentos deben ser destruidos de forma que no sea posible su
reconstrucción. Solo se destruirá totalmente la documentación que no mantenga ningún
tipo de valor, o aquella cuya información esté contenida en otras series documentales de
manera más útil, compendiada o fácil de utilizar.
Destrucción parcial: es decir, cuando se elimina parte de cada unidad documental (expediente)
pero se conserva otra. Por ejemplo, en los expedientes de selección de personal
puede optarse por eliminar las instancias y los exámenes y sin embargo mantener las
actas, convocatorias, etc. Indudablemente este sistema es apto para series con poca cantidad
de unidades pero muy voluminosas, ya que seria impensable llevar a la práctica una
eliminación de este tipo en expedientes muy numerosos. Por lo tanto es una solución que
debe reservarse para casos muy concretos.
El plazo en el que se efectuará la selección suele ser temporal y en general se aplica desde el
momento del cierre del expediente. Por ejemplo: Destrucción a los 5 años.
De hecho es recomendable establecer períodos temporales concretos para la disposición de
documentos. Si optamos por disposiciones que se apliquen una vez se haya llevado a cabo
necesariamente una acción anterior, nos encontraremos ante una solución difícil de gestionar
por los sistemas informáticos de gestión de documentos.
Transferencia
Para una adecuada gestión de los ciclos de vida de la documentación y del sistema de gestión
documental, debe indicarse el plazo en el que los documentos han de transferirse desde las
unidades productoras al archivo, o entre los diversos archivos del sistema. Habitualmente se
trabaja por fracciones de serie que abarcan años completos.
4.2.7 Área de control
En este apartado debe consignarse aquella información que permita dar validez técnica al
estudio y que refleje la responsabilidad de su elaboración.
Autoría
Nombre y apellidos de la persona técnica de archivos que ha elaborado el estudio.
Autorización
Nombre, apellidos y cargo de la persona que valida el estudio. En general debe ser un cargo