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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Valor fiscal
En este caso deben valorarse los efectos económicos de la serie documental. Por ejemplo,
derivado del estudio del procedimiento y de la tipología documental que hayamos hecho,
detectaremos si existen en esta serie documental pruebas de cobros o pagos de dinero. Debemos
tener presente la existencia de tasas, tributos, fianzas, sanciones económicas, etc.,
asociadas a la serie valorada. En general este hecho nos obligará a la conservación mínima
de esa documentación por el plazo que la normativa fiscal de cada país fije. Normalmente
el valor fiscal suele ser de 5 años, plazo en el que pueden actuar los órganos de auditoria y
control económico.
Valor informativo-histórico
Los valores anteriormente definidos corresponden a diversos aspectos del valor primario.
Siguiendo a Schellenberg, en este apartado tendríamos que establecer el valor secundario de
la serie documental. Podemos considerar que este es el valor más difícil de definir. La apreciación
del valor permanente de una serie documental es en principio una estimación culta.
Debe partir, no solo de un detallado estudio de la documentación y de su contexto, sino también
de un profundo conocimiento de la disciplina científica y del marco histórico en el que
esta se emplaza. Es por esto que en la elaboración de esta información es muy recomendable
contar con la aportación de técnicos especialistas de la materia que se valora, quienes disponen
del conocimiento para atribuir un posible valor informativo a esta documentación.
Hay tres elementos que nos serán útiles para poder detectar y determinar el posible valor secundario
de esta serie documental. Respecto a cada serie documental debe tenerse en cuenta:
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Singularidad: si nuestra organización es la única que posee la documentación que se evalúa
tendrá un alto valor informativo debido a que seremos la única fuente informativa de
esa función en el futuro. En cambio si nuestra organización solo es parte de una función
(bien por especialización funcional o por ámbito territorial) que desarrollan más organizaciones,
el valor puede ser menor. Hay múltiples ejemplos, pero podemos citar como
singulares las actas de los órganos de gobierno de una organización, o bien los registros
oficiales que acreditan un derecho de los ciudadanos y empresas (registro de la propiedad,
registro civil…)
Importancia: La importancia es una estimación que debe realizarse con el máximo conocimiento
de la disciplina científica en el que se incluye la función que valoramos. Debe
justificarse con detalle debido a que podemos estar frente a una documentación de posible
conservación permanente. En este caso podemos citar ejemplos como las series de datos estadísticos
o los resultados de investigaciones científicas realizadas por organismos oficiales.
Testimonio: dan fe de hechos destacados para una organización, suelen ser conocidos
por el conjunto de esta ya que son promovidos por los órganos directivos. Podemos citar
como ejemplo la documentación que refleja la creación, organización y evolución.
4.2.6 Área de acuerdos
En este apartado se debe concretar la propuesta concreta de disposición de la documentación
que realiza la persona responsable del sistema de gestión de documentos de la organización.
Se indicarán los plazos en años desde el año de creación de la documentación hasta
que deban ser transferidos o destruidos. Los principales ítems a responder son:
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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.