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4 El sistema de administración de documentos. Valoración y selección de documentos.
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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
Aunque ninguno de los formularios que hemos revisado lo menciona abiertamente, todos
ellos parten de la taxonomía del valor de Schellenberg que hemos descrito anteriormente.
Los valores administrativo, legal, jurídico o fiscal se corresponderían con el valor primario,
mientras que el valor informativo y/o histórico se correspondería al valor secundario. En el
área de valoración lo que se pretende esencialmente es lograr atribuir a cada valor un plazo
de tiempo. También debemos hacer constar que muchas veces los distintos valores no existen
en estado puro, de forma que entre ellos puede haber una frontera difusa. En las líneas
que siguen intentamos identificar las principales características de estos.
Finalmente conviene indicar que para una correcta formalización de esta área se deberían
justificar los distintos valores, incluyendo la posible inexistencia de alguno de ellos. Igualmente
hay que indicar los plazos de tiempo en los que permanece cada valor.
Valor administrativo
Este valor está unido a la finalidad inmediata por la cual la serie documental ha sido generada.
Toda serie documental posee este valor en cuanto desarrolla una función propia de un
organismo. Este valor se vincula directamente al apartado del formulario en el que se describe
la función administrativa de la serie. Si en aquel apartado hemos descrito esa función, en
la descripción de ese valor deberemos tomarlo en cuenta. En este apartado deberemos fijar
el tiempo que ese valor existe. Hay que tener en cuenta que estos valores pueden ser desde
plazos breves a plazos muy extensos. Por ejemplo, los expedientes de ocupación de la vía
pública pueden tener una temporalidad muy baja, incluso de solamente unas pocas horas
mientras se desarrolla un acto cívico. En cambio hay documentos con valores administrativos
con un plazo muy largo como puede ser el Registro de la Propiedad.
Valor legal
Valor atribuible a la serie documental porque contiene pruebas que garantizan los derechos
y deberes de ciudadanos, empresas, organizaciones y de la propia administración pública.
Debemos especificar si la serie afecta al ordenamiento jurídico o bien implica acuerdos legales.
En el primero de los casos estamos frente a series documentales cuyo desarrollo de normas
legales (leyes) o el desarrollo de estas (Reales Decretos, Órdenes, reglamentos…). En general
este tipo de documentación suele ser de conservación permanente o muy a largo plazo,
debido a que refleja las materias que regula un gobierno (y por defecto las que no regula), de
forma que en el futuro se podría conocer cuáles eran sus prioridades políticas y los sectores
sociales y económicos a los que afectaba en mayor o menor medida.
En el segundo caso nos encontramos frente a series documentales que implican acuerdos
legales que generalmente deben conservarse un tiempo como pruebas de acciones. Nos
referimos a tipologías documentales tales como contratos, convenios, etc. Generalmente los
plazos de conservación serán los que estipule el propio documento acordado entre las partes.
En los casos de contratos suele haber siempre unos plazos mínimos de conservación que se
reflejan en forma de garantías y/o fianzas económicas.
Finalmente en este apartado deberemos tener en cuenta si existe normativa legal sobre procedimiento
administrativo que obligue a las administraciones públicas, con el objetivo de
estimular su eficacia, a actuar en unos plazos máximos determinados.